ExtraStiftelsens personvernerklæring for Deltager

Generelt

Behandlingsansvarlig instans for alle personopplysninger i denne undersøkelsen er ExtraStiftelsen Helse og Rehabilitering, Akersgata 28, 0158 Oslo.

Databehandler er Deltager.no, DNB. Les mer om deres personvernpolicy på denne nettsiden.

ExtraStiftelsen benytter Deltager.no til påmelding til arrangementer. De data som deltageren må oppgi for å melde seg på arrangmenter er:

  • E-post adresse (til bruk som brukernavn)
  • For- og etternavn
  • Telefonnummer
  • Postadresse
  • Arbeidsgiver/-sted
  • Kontonummer (i de tilfeller hvor kunden oppgir Kontonummeret benyttes til refusjon av deltageravgift dersom deltager melder seg av et arrangement eller arrangementet blir avlyst).
  • Betalingsinformasjon
  • Allergiinformasjon og behov for tilrettelegging på arrangementer

Informasjonen vil kun bli benyttet til det aktuelle arrangementet, dersom ikke annet opplyses og aktivt samtykke gis (for eksempel avkrysning for å motta ExtraStiftelsens nyhetsbrev i fremtiden). Personopplysningene er tilgjengelig for og benyttes utelukkende av ansatte i ExtraStiftelsens sekretariat.

Deltager.no gir ikke arrangører tilgang til å slette informasjon som ligger i løsningen. Dette skyldes at Deltager.no er underlagt bokføringsloven, som innebærer at selskapet må oppbevare dokumentasjon på finansielle transaksjoner i minimum fem år. Selskapet trekker en transaksjonskostnad ved utbetaling, som betyr at hver enkelt påmelding er en dokumentasjon som selskapet må oppbevare.

ExtraStiftelsen er også pålagt å oppbevare betalingsinformasjon for påmeldinger til stiftelsens arrangementer i minimum fem år, jmf krav i Regnskapsloven. Navn og betalingssum hentet fra Deltager.no vil bli oppbevart i ExtraStiftelsens regnskap i stiftelsens lokaler (2 år) eller fjernlager (3 år) i fem år, jmf Regnskapsloven.

Informasjon om helseopplysninger, for eksempel allergiinformasjon og andre innmeldte behov for tilrettelegging vil bli slettet så langt det lar seg gjøre. Per 1. juli 2018 har ikke Deltager.no funkasjonalitet som lar kunden selv slette denne informasjonen, men det jobbes med en slik løsning og Deltager.no oppgir at dette vil komme raskt på plass (1. august 2018). ExtraStiftelsen vil så raskt det lar seg gjøre slette denne typen personopplysninger, denne personvernerklæringen vil da bli oppdatert. Det bemerkes at stiftelsen ikke benytter denne informasjonen til annet enn tilrettelegging på det enkelte arrangement.

ExtraStiftelsen forholder seg for øvrig til de gjeldende brukervilkår og personvernerklæring for Deltager.no, som ble oppdatert i 2018. Denne inneholder informasjon som kreves av selskapet med tanke på GDPR, spesielt med tanke på informasjonsplikten. Det vil for tiden framover implementeres en avmerkingsboks i påmeldingsskjemaet, der deltagere må godta selskapets personvernerklæring. Det vil også bli implementert en samtykke-funksjonalitet for arrangører (som ExtraStiftelsen), der man kan legge til flere samtykker og synliggjøre disse i påmeldingsskjemaet.

Les mer om personvern i ExtraStiftelsen her.