Instruks fagutvalg Forskning

Her finner du instruks til fagutvalget for forskning.

Denne instruksen beskriver oppgavene til de personene (saksordførere) som vurderer søknadene  innenfor ExtraStiftelsens ordning Forskning. Den er detaljert og ment for intern bruk, men legges ut her for å gi søkere innblikk i søknadsvurderingen. Det samme gjelder rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering, Forskning og instruksen for brukerrepresentantene.

Les også: Instruks for brukerrepresentanter

Vedtatt i styret 04.09.17

Mindre oppdatering 14.09.18

Saksordføreres oppgave

Saksordføreres hovedoppgave er å innstille den enkelte søknad ut fra de retningslinjer som til enhver tid gjelder for ordningen. Siste utgave av retningslinjene finner du her.

Supplering og utdyping av retningslinjene

Retningslinjene suppleres og utdypes noe i tilleggspunktene under

Til 2. Hvem som kan søke om prosjektstøtte

Tillegg: Krav om veileder (fremgår ikke i retningslinjene, men i søknadsskjema)

Det skal være hovedveileder for både doktorgradsstipendiat og postdoktor. Hovedveileder skal bekrefte at han/hun påtar seg veilederansvaret, gi en vurdering av prosjektet og dets gjennomførbarhet og en anbefaling av kandidaten.

Til 3. Dette kan det søkes om

Postdoktorstillinger knyttet til institusjon som kan tildele ph.d. innen fagfeltet

Bruk av stilling som postdoktor er begrenset til institusjoner som har rett til å tildele doktorgrad innen fagområdet. Se forskrift fra Kunnskapsdepartementet FOR-2006-01-31-102. Institusjoner som ikke omfattes av lov om universiteter og høgskoler må ha hjemmel for å benytte denne typen midlertidig tilsetting. Dette må eventuelt dokumenteres i søknaden.

Ekstra driftsstøtte når kommunenivået er involvert i gjennomføringen av prosjektet

Dette skal være kostnader direkte knyttet til deltagelse fra kommunen/e. Det forutsettes at involverte kommuner stiller med egenandeler i form av lokaler, tilgjengelig utstyr og personell. Men det kan være behov for litt frikjøp av personell i deltidsstilling eller innkjøp/leie av utstyr som ikke finnes i kommunen og som er nødvendig for gjennomføringen av prosjektet.

Det kan ikke søkes om store beløp og det må være ut fra avtaler med kommunen(e) om hva de stiller med og hva de forventer at prosjektet bidrar med. Et detaljert budsjett med forklaringer på hva midlene fra ExtraStiftelsen skal brukes til må lastes opp under Vedlegg. Her skal framkomme både hva kommunen og andre stiller med av midler i tillegg til søkt sum fra ExtraStiftelsen og hvordan utgiftene skal fordeles.

Lønn/midler for inntil tre fulle årsverk

Det kan søkes om maks 3 års lønn som må benyttes innen 4 kalenderår regnet fra 1. januar i oppstartsåret. Prosjektet må starte mellom 1. januar og 15. juni. Dispensasjon fra denne tidsrammen må begrunnes i forskningens art og legges inn i prosjektbeskrivelsen. Utvidet tidsramme kan ikke
søkes om senere i prosjektet.

Det gis midler til lønn, sosiale utgifter og et fast driftstillegg, som bestemmes av en fastsatt rundsum. ExtraStiftelsen ønsker å være hovedfinansiør av prosjektet og gir derfor ikke støtte til å fullføre påbegynte phd-løp.

For forskningsprosjekter innen områdene “Helse- og tjenestetilbud i kommuner” og “Samhandling mellom de ulike aktørene i helsetjenesten” kan det også søkes om ekstra driftsmidler.

Andre presiseringer

Stillingene det søkes om må knyttes til norsk institusjon, men man kan gjerne samarbeide med utenlandske institusjoner. Det er krav om å inngå en Coututelle-avtale hvis man også ønsker nærmere tilknytning til utenlandsk institusjon.

For søkere med utenlandsk utdanning skal det dokumenteres hvordan utdanningen vurderes i forhold til norsk høyere utdanning.

For prosjekter hvor det skal søkes om flere enn én forskerstilling må det sendes ett søknadsskjema per stilling. Hver søknad skal utarbeides som et selvstendig prosjekt og det må tydeliggjøres hva den enkelte forsker skal gjøre i prosjektet. Det må også beskrives om prosjektet kan gjennomføres hvis bare én stilling innvilges eller om det kun er aktuelt å gjennomføre hvis flere stillinger får midler.

Til 4. Dette kan det ikke søkes om

Prosjekter med hovedtilknytning til institusjon i utlandet

Det gis ikke egne utenlandsstipend. Midler må eventuelt skaffes fra andre kilder. Det skal i søknaden beskrives hvor lenge man skal være i utlandet og hvordan dette finansieres.

Modellutprøvinger, metodeutvikling eller kvalitetssikring

Gjelder rene modellutprøvinger, metodeutviklingsprosjekter og kvalitetssikringsprosjekter.

Til 5. Dette prioriteres og vektlegges

Kandidatens og veileders kvalifikasjoner

Følgende skal vektlegges: Kompetanse tematisk og metodologisk, tidligere publikasjoner, kontakt med relevante fagmiljøer og annen vesentlig erfaring. For veileder vektlegges også veiledererfaring.

Prosjektgruppens kvalifikasjoner

Det skal vurderes i hvilken grad prosjektgruppen er en del av et forskningsmiljø som har nødvendig kompetanse og ressurser som kan bidra til at prosjektet blir vellykket.

Til 6. Krav til søknadene

Prosjektbeskrivelse på maks 10 sider

Prosjektbeskrivelsen skal være på norsk eller engelsk, fontstørrelse 12, maks 10 sider inklusive referanseliste.

Plan for publisering og implementering av ny kunnskap / Plan for samarbeid med søkerorganisasjon

Det må settes opp en konkret tidsplan. Hele perioden det søkes om midler fra ExtraStiftelsen skal angis. Planer for implementering av resultater og samarbeid med søkerorganisasjonen skal beskrives. Hvis søknaden er en del av et større prosjekt skal det klart fremgå hva stipendiat/forskers arbeid skal være. Tentative artikler skal listes opp.

Vedlegg: CV (fremgår ikke i retningslinjene, men i søknadsskjema)

  • CV skal være på norsk, maks 4 sider. For søknad på doktorgradsstipendiat skal karakter på avlagt mastereksamen oppgis.
  • Publikasjonsliste skal være for de siste 5 år.
  • Godkjenning fra institusjon. Det skal foreligge godkjenning av prosjektet fra administrativt ansvarlig leder ved institusjon hvor arbeidsgiveransvaret skal ligge.
  • Erklæring fra viktige samarbeidsparter skal vedlegges. For prosjekter som krever innsats fra kommunalt nivå må aktuelle instanser/personer bekrefte sin medvirkning.

Gjennomføring av søknadsbehandlingen

Generelt

Søknadsbehandlingen gjennomføres i følgende overordnede trinn:

Runde 1: Individuell behandling

  • 1 Individuell vurdering ved saksordførere. Hver saksordfører (SO) setter sin karakter uavhengig av den andre.
  • 2 Utvelgelse til runde 2. Basert på karakterene i trinn 1.1 velges de søknadene med høyest gjennomsnittskarakter og størst uenighet.
  • 3 Første avslag. Søknadene som ikke velges til runde 2 blir avslått
  • 4 Individuell vurdering ved brukerrepresentanter (av søknadene som skal behandles under fordelingskonferansen)

Runde 2: Fordelingskonferansen

  • 1 Felles innstilling ved saksordførerpar og brukerrepresentanter
  • 2 Plenumsgjennomgang av alle søknader.
  • 3 Second opinion og utvidet brukervurdering
  • 4 Gjennomgang av second opinion
  • 5 Avslag av lavest rangerte og innvilgelse av høyest rangerte søknader
  • 6 Rangering av gjenstående søknader ved SO-par og brukerrepresentanter
  • 7 Siste innvilgelse og avslag

For detaljer om de forskjellige trinnene i prosessen, se rutinebeskrivelsen “Søknadsvurdering, Forskning”.

Forarbeid

Habilitet

Når søknadsfristen er over blir de nye søknadene gjort tilgjengelig for saksordførerne i

ExtraWeb. Første oppgave er å angi habilitet. Dersom saksordførerne vurderer seg selv som inhabil, skal denne ikke delta i den videre behandlingen av søknaden.

Fagutvalget skal følge forvaltningslovens regler om habilitet. I den står blant annet:

En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak

  1. a) når han selv er part i saken;
  2. b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken;
  3. c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part;
  4. d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte;
  5. e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1) et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2) et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken.

Saksordfører skal i tillegg vurdere seg som inhabil for søknader som kommer fra egen arbeidsplass (nærmeste ledernivå/avdeling) eller fra søkerorganisasjoner hvor saksordfører har hatt formelle verv eller gjennomført betalt oppdrag siste tre år

Videre understrekes det at saksordfører skal melde seg selv som inhabil dersom det er noen andre forhold som skulle tilsi det. Teksten i forvaltningsloven som dekker dette, lyder:

Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.

Kontakt med søker

Fagutvalgets medlemmer har ikke anledning til å kontakte prosjektledere/forskere/veiledere før, i løpet av, eller etter søknadsbehandlingen. Det samme gjelder kontakt med søkerorganisasjoner om søknader.

Taushetsplikt

Medlemmene har taushetsplikt i forhold til eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted.

Fordeling nye søknader før runde 1

Søknadene fordeles av fagutvalgets leder i samarbeid med fagsjef for Forskning. Søknadene fordeles slik at hver søknad får to saksordførere (saksordførerpar). Fagutvalgets nestleder fordeler eventuelle søknader hvor lederen er inhabil.

Individuell behandling av nye søknader i runde 1

Søknader og annen nødvendig dokumentasjon gjøres tilgjengelig for fagutvalgets medlemmer i ExtraWeb minimum 6 uker før utvalget møtes til en fordelingskonferanse. Behandlingen gjøres elektronisk og det er laget en brukerveiledning til utvalgsmedlemmene.

Alle søknader skal vurderes etter de kriteriene som fremgår i retningslinjene, instruksen og i det elektroniske vurderingsskjemaet. Det er ikke anledning til å vektlegge andre kriterier.

I første steg skal utvalgsmedlemmene vurdere om søknaden er innenfor ordningen, altså om søknaden tilfredsstiller de kravene som stilles i retningslinjens punkt 1-4.

Dersom søknaden vurderes innenfor ordningen skal søknadens kvalitet vurderes. Hvert enkelt kvalitetskriterium (retningslinjens punkt 5) vurderes på følgende tredelte skala:

  • 2 – Meget godt
  • 1 – Godt
  • 0 – Svakt

Søknaden i sin helhet vurderes, som hos Norges forskningsråd, på følgende sjudelte skala:

  • 7 – Fremragende
    • Et prosjekt på høyeste internasjonale nivå og av svært stor nasjonal og internasjonal interesse. Prosjektet vil med stor sannsynlighet resultere i publikasjoner i de fremste tidsskrifter. Forskerne er blant de aller beste innenfor sitt felt.
  • 6 – Svært godt
    • Et prosjekt på høyt internasjonalt nivå og av stor nasjonal og internasjonal interesse. Det forventes publikasjoner i ledende tidsskrifter. Forskerne er blant fremste innenfor sitt felt.
  • 5 – Meget godt
    • Prosjektet er av nasjonal og internasjonal interesse. Det vil kunne forventes publikasjoner i anerkjente tidsskrifter. Forskerne er godt meritterte innenfor sitt felt.
  • 4 – Godt
    • Et prosjekt av god kvalitet, men med forbedringsmuligheter. Det vil kunne forventes publikasjoner i velkjente tidsskrifter. Forskerne er gode innenfor sitt felt.
  • 3 – Mindre godt
    • Et prosjekt med behov for større kvalitetsmessige forbedringer.
  • 2 – Svakt
    • Et prosjekt med behov for betydelige kvalitetsmessige forbedringer.
  • 1 – Dårlig
    • Prosjektet er så mangelfullt at det ikke kan vurderes på en forsvarlig måte.

Alle søknadene skal være ferdig vurdert med egen karakter senest 8 dager før fordelingskonferansen.

Runde 2: Fordelingskonferansen

Forberedelser

Det vil bli laget en pdf-fil med sammendrag av søknadene for hver av de to kategoriene som skal opp til behandling på fordelingskonferansen. Denne sendes ut 6 dager før konferansen til gjennomlesing. Dette for å kunne vurdere helheten i søknadsbunken, og for å kunne være opponent eller talsmann for søknader man selv ikke er saksordfører for.

For detaljer om utvelgelsen av søknadene som går til runde 2, se rutinebeskrivelsen ”Søknadsvurdering, Forskning”.

Parvis behandling av nye søknader under fordelingskonferansen (trinn 2.1)

På fordelingskonferansens første dag skal saksordførerne parvis utarbeide et samlet forslag til innstilling på de nye søknadene som har gått videre etter første vurderingsrunde. Saksordførerparene innstiller på nye søknader i henhold til samme kriterier og ved bruk av samme skalaer som i første vurderingsrunde. Forskjellen er at saksordførerparene i denne vurderingsrunden også vil ha tilgang på brukerrepresentantenes karaktervurdering av brukermedvirkning.

Plenumsbehandling av nye søknader under fordelingskonferansen (trinn 2.2 til 2.7)

Etter den parvise behandlingen presenteres og begrunnes innstillingen søknad for søknad i plenum, i rekkefølgen fra de søknadene med høyeste karakter til de med den laveste. Saksordførerne har på forhånd formulert en kort begrunnelse.

Plenumsbehandlingen skal være et korrektiv og et supplement til saksordførerparenes behandling. Plenum gir sine synspunkter på saksordførernes innstillinger, som eventuelt justeres. Der saksordførerparet erkjenner manglende kompetanse til å behandle en søknad, der andre saksordførere ber om det, eller der andre forhold tilsier det, skal det legges til rette for tilleggsvurdering (second opinion) fra minst ett annet saksordførerpar. Fagutvalgsleder har ansvar for fordeling av tilleggsvurdering og det er en intensjon om at dette skal benyttes aktivt.

Tilbakemelding til søkere

Fagutvalget skal i et eget felt i ExtraWeb, gi en kort kommentar til alle nye søknader som innstilles på støtte. Der det er vesentlig forskjell mellom søkt og innstilt beløp skal dette utdypes spesielt. Begrunnelse for avslag på nye søknader gis ikke.

Det er ExtraStiftelsens styre som fatter endelig vedtak om tildeling av prosjektmidler.

Vurdering av framdriftsrapporter for pågående prosjekt

Søknadsfrist for framdriftsrapportering er 1. september. Framdriftsrapportene sendes fagutvalget umiddelbart for vurdering.

I søknader for år 2 og år 3 skal framdriftsrapporten vurderes opp mot opprinnelig søknad før det kan innstilles på ytterligere støtte. Innstillingsoppgaven for framdriftsrapportene i ExtraWeb, med saksordførerparets felles innstilling og kommentar, skal utføres senest 8 dager før fordelingskonferansen. Det forutsettes at den enkelte saksordfører tar kontakt med sin makker om dette. Fagsjef sluttbehandler innstillingene før fordelingskonferansen.

Liste over tildeling for år 2 og senere vil bli presentert i starten av fordelingskonferansen.

Opphør av støtte

Hvis vesentlige forutsetninger som lå til grunn for tildelingen av midler til et flerårig prosjekt ikke er oppfylt, kan saksordførerne stanse prosjektet. Det skal foreligge tungtveiende grunner for å innstille på stans i den videre støtten til et innvilget flerårig prosjekt, og det skal begrunnes godt. Før fagutvalget kan innstille på stans, skal søknaden underlegges særskilt behandling i fagutvalget. Dette innebærer vurdering fra minst to saksordførerpar og behandling i plenum. Sekretariatet v/fagsjefen skal konsulteres i alle slike saker.

Nysgjerrig på helseforskning og ExtraStiftelsens forskningsinnretning? Abonner på vårt forskningsnyhetsbrev her!