Veileder for skriving av sluttrapporter for prosjekter finansiert av ExtraStiftelsen Helse og Rehabilitering
Utarbeidet januar 2001
Sist revidert november 2011

INNLEDNING
ExtraStiftelsen benytter elektronisk innsending av både sluttrapport og sammendrag gjennom det webbaserte søknadssystemet. Det betyr at alle prosjekter som har søkt elektronisk (fra 2007/2008) sender inn sluttrapportskjema elektronisk, mens alle som har søkt på papirskjema (før 2007/2008) leverer sluttrapport på papir. Denne veilederen gjelder først og fremst elektronisk innsending.

Betydningen av gode sluttrapporter
For ExtraStiftelsen er det svært vesentlig at resultater og erfaringer fra gjennomførte prosjekter blir tilgjengelige for alle. Sluttrapportene er en viktig del av dette. Det kan trekkes lærdom og kunnskap av alle prosjektresultater og denne kunnskapen ønsker vi skal nå ut til flest mulig. ExtraStiftelsen sprer informasjon om prosjekter, prosjektresultater og sluttrapporter blant annet gjennom Prosjektbiblioteket på ExtraStiftelsens nettsider, gjennom prosjektkataloger, gjennom Extra-bladet og på ulike arrangementer. Organisasjonene oppfordres til å bruke resultatene bevisst for kompetansebygging og utvikling i eget arbeid.

Prosjektbiblioteket og prosjektkatalogene
I ExtraStiftelsens Prosjektbibliotek finnes det faktaopplysninger om hvert prosjekt, prosjektleder og søkerorganisasjon. Når sluttrapporten er innsendt blir den lagt ut i Prosjektbiblioteket. Prosjektbiblioteket finner du på www.extrastiftelsen.no. I tillegg blir sammendragene publisert i prosjektkataloger.


INNSENDING
I forbindelse med tildeling av midler i november hvert år (Extra-tildelingen), blir de prosjektene som får sin siste tildeling også klargjort for sluttrapportering. Klargjøringen skjer i søknadssystemet når søkerorganisasjonen videresender søknadsskjemaet til den respektive prosjektleder. Prosjektleder finner deretter skjemaet i sin Innboks i søknadssystemet. I sluttrapportskjemaet skrives/kopieres sammendraget inn i eget felt, og egenevalueringen (ikke for forskning) fylles ut. Fullversjonen av sluttrapporten lastes opp som et vedlegg, fortrinnsvis i pdf-format, og alt sendes elektronisk til søkerorganisasjonen i websystemet innen organisasjonens angitte frist. Sluttrapporten kan kun leveres som ett dokument, slik at alle vedlegg må integreres i sluttrapporten. NB! Se eget kapittel om sluttrapportering i brukerveiledningen for det webbaserte søknadssystemet.

Eventuelle vedlegg og sluttprodukter som ikke er elektroniske sendes i posten. Søkerorganisasjonen er ansvarlig for kvalitetssikring og videresending til ExtraStiftelsen.

Forskningsprosjekter
Prosjekter innen forskning trenger ikke å følge oppsettet i denne veilederen for sine sluttrapporter. Se lenger ned for eget kapittel om sluttrapportkrav innen forskning.


RAPPORTERING FRA FOREBYGGINGS- OG REHABILITERINGSPROSJEKTER
Krav til sammendraget
Sammendraget er en viktig del av sluttrapporten. Sammendraget skal være på omtrent en halv A4-side (skriftstørrelse 12), og kort redegjøre for bakgrunn og målsetting for prosjektet, gjennomføring, oppnådde resultater og videre planer.

Sammendraget blir lagt ut i Prosjektbiblioteket på ExtraStiftelsens nettsider, og blir i tillegg publisert i årlige prosjektkataloger. Det kan også bli brukt i annen utadrettet virksomhet. Sammendraget skal skrives i et enkelt og lett forståelig språk.

Krav til sluttrapporten
Sluttrapporten skal kunne leses som et selvstendig dokument uavhengig av eventuell forkunnskap om prosjektet. Rapporten må ta utgangspunkt i søknaden og i de forutsetninger/kommentarer ExtraStiftelsen har gitt i forbindelse med tildelingen av midlene. Flere av kapitlene i denne veilederen er relatert til punkter i prosjektsøknaden, slik at viktig dokumentasjon kan hentes derfra. Utdypningen i de enkelte kapitlene er ment som forslag og veiledning til hva rapporten kan inneholde.

Forskjell mellom små og store prosjekter
Det stilles ingen faste krav til lengde på sluttrapporten. Hovedsaken er at alle aktuelle forhold rundt prosjektet blir belyst. For mindre prosjekter vil dette være mulig å få til på få sider. Større og/eller flerårige prosjekter krever oftest en mer omfattende rapport.

For enkelte prosjekter vil det være vanskelig å følge kapittelinndelingen. Eksempelvis kan dette gjelde forprosjekter, produksjon av informasjonsmateriell, m.m. Det bør likevel tilstrebes å være innom alle kapitlene.

Egenevaluering
For alle prosjekter (unntatt forskningsprosjektene) skal prosjektleder levere en egenevaluering av prosjektet. Dette er en del av det elektroniske sluttrapportskjemaet, og består av 13 spørsmål med 5 svarkategorier. Evalueringen benyttes i ExtraStiftelsens arbeid med kvalitetssikring av søknadsprosessen og oppfølgingen av prosjektene.


SLUTTRAPPORTENS OPPBYGGING
Forsiden merkes tydelig med prosjektidentifikasjon, det vil si virksomhetsområde, prosjektnummer, prosjektnavn og søkerorganisasjon.

Kapittelinndeling
      Forord
      Sammendrag
      Innholdsfortegnelse
      Kap 1.    Bakgrunn for prosjektet/Målsetting
      Kap 2.    Prosjektgjennomføring/Metode
      Kap 3.    Resultater og resultatvurdering
      Kap 4.    Oppsummering/Konklusjon/Videre planer
      Referanser/Litteratur
      Vedlegg

Alle prosjekter anbefales å følge dette oppsettet


INNHOLDET I KAPITLENE
Forord
Her beskrives kort hensikten med rapporten, hvilken type prosjekt det er, samt prosjektets varighet og omfang. Forordet kan også si noe om prosjektdeltakere, samarbeidspartnere og kontaktpersoner. Dessuten er forordet det rette stedet hvis det skal overbringes en takk til noen.

Sammendrag
Det samme som er kopiert inn i webskjemaet (se foran under Innsending).

Kap 1. Bakgrunn for prosjektet/Målsetting
Her kommer historikken fram. Det vil si bakgrunnen for prosjektet og hva som er gjort på området tidligere. Kapitlet kan si noe om prosjektets tema, hvilke spørsmål som ønskes besvart, hvilke aktiviteter som gjennomføres og hvilket omfang og begrensninger prosjektet har. Kapitlet kan formulere en problemstilling, gjøre rede for målsettingen med prosjektet og beskrive målgruppen. Finansieringskilder, finansieringsplan (budsjett) og opprinnelig prosjektplan/framdriftsplan kan det også redegjøres for her.

Kap 2. Prosjektgjennomføring/Metode
Her beskrives den praktiske gjennomføringen av prosjektet og hvilke metoder som er benyttet. Et eventuelt samarbeid med andre frivillige organisasjoner eller andre instanser kan nevnes her. Videre hva som er gjort i forhold til opprinnelig prosjektplan og hva som eventuelt ikke er gjort. Eventuelle endringer av målsetting eller planlagte delmål beskrives og forklares. Det samme gjelder endringer i for eksempel aktivitetsnivå, målgruppe og progresjon, eller andre endringer. Eventuelle avbrudd, permisjoner og andre praktiske problemer/forhold redegjøres for her.

Kap 3. Resultater og resultatvurdering
Prosjektets resultater beskrives og diskuteres. Hva ble funnet ut, og hva ble svaret på problemstillingen? Måloppnåelse i forhold til oppsatte mål er sentralt i dette kapitlet. Det drøftes hvilken nytte prosjektet har hatt for prosjektgruppen, for søkerorganisasjonen, for målgruppen og for andre.

Det diskuteres hvilke erfaringer som er gjort gjennom prosjektet og hva som er frambragt av ny kunnskap. Hvilke konsekvenser gir de frambragte resultater? Det beskrives hvordan resultatene er benyttet, eller tenkt benyttet. Også prosjektets økonomiske resultater kan framgå her. Det drøftes hva som har overføringsverdi til andre og hva som er gjort eller tenkt gjort i forhold til distribuering av resultater.

I forhold til måloppnåelse understrekes det at det ikke nødvendigvis behøver å være et mislykket eller dårlig prosjekt selv om målene ikke er nådd. Prosjektet vil sannsynligvis likevel ha ført med seg mye nyttig læring og erfaring.

Kap 4. Oppsummering/Konklusjon/Videre planer
Trådene knyttes tilbake til kap. 1, til bakgrunn og målsetting for prosjektet. Det beskrives konkret hva som gjøres videre. Skal prosjektet for eksempel forankres videre i egen organisasjon, i det offentlige, ønskes andre samarbeidspartnere, eller skal det nedlegges? Skal resultatene følges opp på andre måter? I tilfelle nedleggelse, begrunn dette. Vurder eventuell nytte av samarbeidet dersom dette er et samarbeidsprosjekt mellom flere frivillige organisasjoner, eller med andre instanser.

Referanser/litteratur
Avsnittet inneholder liste over forfatter, tittel, hvem som er utgiver, m.m. når det er henvist til artikler, foredrag, litteratur, etc i rapportteksten. For mange prosjekter vil det ikke være aktuelt med referanser eller litteraturhenvisninger.

Vedlegg
Dette avsnittet inneholder en liste over vedleggene til sluttrapporten. Det kan for eksempel være innsamlede data, korrespondanse, brosjyremateriell, publikasjoner eller produkter frambragt gjennom prosjektet. De vedleggene som ikke kan sendes elektronisk må merkes tydelig med prosjektnavn, virksomhetsområde, prosjektnummer og søkerorganisasjon, før de sendes per post.


KREDITERING
Krav til kreditering er nedfelt i ExtraStiftelsens Retningslinjer for fordeling av midler. Det er viktig at ExtraStiftelsens virksomhet blir gjort kjent og at ExtraStiftelsens medvirkning i prosjekter blir tydeliggjort. Dette er en forutsetning for at ExtraStiftelsen og Extra-spillet skal beholde, og ytterligere forsterke, sin positive status i forhold til myndighetene og befolkningen ellers.

I alle sluttrapporter skal ExtraStiftelsens medvirkning krediteres med logo og en enkel tekst. Det samme gjelder for alt brosjyremateriell, nettsider, trykksaker, doktorgradsavhandlinger og andre produkter frambragt gjennom prosjektet. I foredrag, m.m. skal ExtraStiftelsen nevnes muntlig.

Logoen kan hentes ned fra ExtraStiftelsens nettsider eller fås per epost ved henvendelse til sekretariatet. ExtraStiftelsen anbefaler formuleringen ”Prosjektet er støttet av ExtraStiftelsen Helse og Rehabilitering med Extra-midler” ved kreditering av stiftelsens medvirkning. For ytterligere presentasjon anbefales teksten: ”ExtraStiftelsen består av 27 landsomfattende helse- og rehabiliteringsorganisasjoner…osv.”, som finnes på www.extrastiftelsen.no. 

Engelsk navn på ExtraStiftelsen er ”Norwegian ExtraFoundation for Health and Rehabilitation”. Følgeteksten er også i engelsk oversettelse og finnes på nettsidene, eller kan fås ved henvendelse til sekretariatet.


FORSKNING
Sluttrapport
Som hovedregel kreves det at forskningsresultatene skal offentliggjøres og publiseres i anerkjente nasjonale og/eller internasjonale vitenskapelige tidsskrifter. Når forskningsprosjektet munner ut i en doktorgradsavhandling skal denne leveres som sluttrapport, i bokform. Denne vil også inneholde publiserte artikler (bortsett fra i monografier). Avhandlinger må sendes inn til søkerorganisasjonen per post i minst to eksemplarer. Den ene sendes videre av søkerorganisasjonen til ExtraStiftelsen mens resten arkiveres hos organisasjonen. Alt som sendes inn må merkes med prosjektidentifikasjon, det vil si virksomhetsområde, prosjektnummer, prosjektnavn og søkerorganisasjon.
Eksempel: Forskning 2005/2/0082 ” Nye mestringsstrategier” Norsk Revmatikerforbund.

Hvis det er skrevet artikler ut over det som står i avhandlingen kan disse enten sendes inn i posten sammen med avhandlingen, eller sendes som vedlegg i epost til organisasjonen, som videresender til ExtraStiftelsen. I forskningsprosjekter uten avhandling som sluttresultat, skal publiserte artikler og/eller bøker sendes inn på samme måte. Ved behov kan artiklene være supplert med en egen rapport/forklaring.

Sammendrag og publikasjonsliste
I tillegg til sluttrapporten kreves det et sammendrag i et populærvitenskapelig og lett forståelig språk, og en publikasjonsliste. Sammendrag og publikasjonsliste sendes inn via det elektroniske søknadssystemet på www.extrastiftelsen.no, der det er et eget skjema for sluttrapportering. Sammendraget skal kort presentere prosjektet og resultatene, og skal struktureres med avsnitt og overskrifter for å gjøre det mest mulig leservennlig. Eksempler kan være: Bakgrunn, målsetting, metode, gjennomføring, resultater, vitenskapelig betydning, videre planer. Andre overskrifter kan være aktuelle, eller punkter kan slås sammen. Det gis maks 3000 tegn. Som eksempler på gode oppsett av sammendraget, se i Prosjektbiblioteket på www.extrastiftelsen.no. Eksempler er: 2003/2/0025, 2003/2/0080, 2003/2/0096 og 2004/2/0030. I publikasjonslisten skrives navn på avhandlingen og liste over de artikler den inneholder. Er det skrevt artikler ut over de som inngår i avhandlingen, tas de også med. Oppsett av publikasjoner skal være som i eksemplene listet opp over.

Sammendrag og publikasjonsliste vil bli lagt ut i Prosjektbiblioteket på nett, og trykkes også i en egen prosjektkatalog. På den måten kan resultatene spres og komme flere til nytte.

Frist for innsending av sluttrapport
ExtraStiftelsens frist for sluttrapportering er alltid 15. februar året etter sluttdatoen. Sluttdato er når midlene fra ExtraStiftelsen er brukt opp. Ofte vil ikke forskningsprosjekter være helt avsluttet innen denne datoen. Da må søkerorganisasjonen varsles om forventet dato for ferdigstillelse i en epost, som videresendes til ExtraStiftelsen. Det skal ikke sendes rapport i det elektroniske søknadssystemet før alt er ferdig og endelig sluttrapport kan sendes. Først når disputas er holdt og trykt avhandling er ferdig, eller artikler er publisert, skal sluttrapport sendes inn.

Kreditering
Kreditering av ExtraStiftelsens medvirkning gjelder for alle prosjekter finansiert med midler fra ExtraStiftelsen. Det henvises til eget kapittel foran med overskrift Kreditering.

Lagring av data
Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD) www.nsd.uib.no er nasjonalt arkiv for lagring av forskningsgenererte data. ExtraStiftelsen oppfordrer alle forskere som genererer data å sende dem til NSD for lagring. Dataene kan på den måten bevares for framtidig forskning.


INFORMASJON TIL SØKERORGANISASJONENE:
Frist for innsending
Søkerorganisasjonens frist for innsending av sluttrapport til ExtraStiftelsen er 15. februar året etter at prosjektet er avsluttet. Det anbefales at organisasjonene setter en langt tidligere frist for innsending overfor sine prosjekter, slik at den nødvendige kvalitetssikring kan gjøres før rapporten videresendes ExtraStiftelsen.

Det er søkerorganisasjonen som er ansvarlig for at ExtraStiftelsen mottar sluttrapporten innen fristen. Søkerorganisasjonen er også ansvarlig for at innholdet i rapporten oppfyller gjeldende krav til sluttrapporter. Disse kravene framgår av denne veilederen. Dersom krav ikke er oppfylt kan rapporten bli sendt tilbake for omarbeiding. Det er viktig å legge spesielt stor vekt på arbeidet med sammendraget, da dette legges ut i Prosjektbiblioteket på ExtraStiftelsens nettsider, og trykkes i prosjektkataloger.

Innsending av sluttrapport
ExtraStiftelsen benytter elektronisk innsending av både sluttrapport og sammendrag gjennom det webbaserte søknadssystemet. Det betyr at alle prosjekter som har søkt elektronisk (fra 2007/2008) sender inn elektronisk, mens alle som har søkt på papirskjema leverer sluttrapport på papir. Denne veilederen gjelder først og fremst elektronisk innsending.

For å finne fram til prosjektene, må administrator logge seg inn i søknadssystemet via www.extrastiftelsen.no. Hvilke prosjekter som skal rapporteres vil framgå i mappen ”Sluttrapporter” under "Søknad om midler". Sluttrapportene har ulik status i mappen Sluttrapporter. Der status "Ukjent" vises, har ikke administrator klargjort prosjektet for sluttrapportering, dvs videresendt til søker.

Administrator må da gå til sin Innboks i søknadssystemet og sende sluttrapportskjemaet til søker. Når status for sluttrapporten er "Søker", har søker (prosjektleder) sluttrapportskjemaet i sin Innboks og kan utføre rapporteringen. Søkerorganisasjonen må selv informere de aktuelle søkerne (prosjektlederne) om sluttrapporteringen.

Søker (prosjektleder) logger seg inn i søknadssystemet og finner sluttrapportskjemaet. Her skrives/kopieres sammendraget inn i eget felt, og egenevalueringen (gjelder ikke forskning) fylles ut. Fullversjonen av sluttrapporten lastes opp som vedlegg, og alt sendes videre til søkerorganisasjonen innen søkerorganisasjonens angitte frist. Når en sluttrapport har status "Søkerorganisasjon", er sluttrapporten sendt inn til søkerorganisasjonen fra søker. Saksbehandler/administrator har da sluttrapporten i sin Innboks, og det er klart for at søkerorganisasjonen kan gjøre sin godkjenning og innsending til ExtraStiftelsen.

I brukerveiledningen for det webbaserte søknadssystemet finnes et eget kapittel om sluttrapportering.

Sluttrapporten kan kun leveres som ett dokument, slik at alle vedlegg må integreres i sluttrapporten. (Se foran for egne regler for forskning). De vedleggene som ikke kan sendes elektronisk, f.eks filmer, spesialprodukter, etc, må merkes tydelig med prosjektnavn, virksomhetsområde, prosjektnummer og søkerorganisasjon, før de sendes per post.

Søkerorganisasjonen må være behjelpelig med å gjøre sluttrapporten tilgjengelig for andre interesserte. Søkerorganisasjonen bestemmer selv om rapporten skal koste noe for mottakeren.