|
Dette brevet blir sendt til alle som får tildelt midler fra ExtraStiftelsen:
Oslo 27. november 2012
Tildelingsbrev og kontrakt 2012
Tildeling av midler fra overskuddet av Extra-spillet 2012
ExtraStiftelsen Helse og Rehabilitering er ferdig med behandlingen av søknadene om tildeling av midler fra overskuddet av Extra-spillet 2012. Resultatene ble offentliggjort 27. november.
Vi har gleden av å informere om at «OrgNavn» er bevilget støtte til prosjekt/prosjekter i henhold til vedlagte liste for til sammen kr ....
«OrgNavn» er ansvarlig for den videre oppfølging av prosjektet/prosjektene, og forestår alle henvendelser til ExtraStiftelsen på vegne av prosjektet/prosjektene. Det er derfor i tillegg bevilget et administrasjonstilskudd på 10% av ovennevnte beløp. Dette skal dekke organisasjonens utgifter til veiledning, oppfølging, kontraktsinngåelser, administrasjon og kontroll av prosjektet/prosjektene i henhold til gjeldende krav til oppfølging. Totalt får dermed organisasjonen en bevilgning på kr ....
Hvert prosjekt har sitt eget prosjektnummer. Prosjektnumrene framgår av vedlagte liste. Ved alle henvendelser til ExtraStiftelsen oppgis hele prosjektidentifikasjonen, dvs virksomhetsområde, prosjektnummer, prosjektnavn og søkerorganisasjon.
1. KRAV KNYTTET TIL TILDELINGEN
Kontraktsmessige forhold
Dette brevet er en kontrakt mellom «OrgNavn» og ExtraStiftelsen. For det enkelte prosjekt er i tillegg prosjektsøknaden og fagutvalgets forutsetning/kommentar til bevilgningen (se neste side) en del av kontraktsgrunnlaget med ExtraStiftelsen i prosjektperioden.
ExtraStiftelsen stiller krav til oppfølging av prosjekter. Disse kravene fremgår av Retningslinjer for fordeling av midler (se vedlegg), og er utdypet i dette tildelingsbrevet. For å lette gjennomgangen er brevet delt inn med overskrifter. Det er viktig at organisasjonen setter seg godt inn i, og er innforstått med de oppfølgingskravene som ExtraStiftelsen stiller, før tildelingsbrev/kontrakt undertegnes og returneres til ExtraStiftelsen. Undertegnet og innsendt tildelingsbrev er bekreftelse på at oppfølgingskravene aksepteres.
Forutsetninger/kommentarer til det enkelte prosjekt
Søknadene er behandlet av fagutvalg som gir sin innstilling. Hovedutvalget og styret har enstemmig sluttet seg til fagutvalgenes innstillinger. Fagutvalgene gir forutsetninger/kommentarer til den enkelte bevilgning, både for nye, år 2 og år 3 søknader.
En oversikt over fagutvalgenes forutsetninger/kommentarer til alle organisasjonens bevilgninger er vedlagt dette brevet, og finnes også ved innlogging i søknadssystemet på http://extrastiftelsen.more.no/more/hr/. Kommentarer til enkeltprosjekter er tilgjengelig også for den enkelte søker, som finner søknaden sin i mappen Alle etter innlogging. Organisasjonen har ansvar for at forutsetningene/kommentarene raskt blir formidlet videre til prosjektene. For alle prosjekter kan dette gjøres ved å oppfordre søkerne til å gå inn i søknadssystemet og finne fram til forutsetningen/kommentaren.
Som det framgår av søknadsskjemaet og av Retningslinjer for fordeling av midler blir det ikke gitt begrunnelse for avslag på nye søknader.
Dobbeltfinansiering ikke tillatt
Bevilgningen er gitt under den forutsetning at prosjektet/prosjektene ikke er finansiert fra andre kilder. Ved alle tilfeller der det er gitt full prosjektstøtte også fra annen finansieringskilde, skal denne kilden velges. Der hvor ExtraStiftelsen ikke dekker hele prosjektkostnaden, er det imidlertid åpent for delfinansiering fra andre kilder innenfor budsjettet i opprinnelig søknad.
Dersom prosjektet blir finansiert fra annen kilde med dobbeltfinansiering som følge, plikter organisasjonen omgående å melde fra om dette, og tilbakeføre midlene til ExtraStiftelsen dersom utbetaling allerede er foretatt.
Hvis det er søkt midler fra flere kilder og man venter på svar eller står på venteliste, må ikke bevilgningen fra ExtraStiftelsen tas i bruk før annen finansiering er avklart. Dette er spesielt aktuelt for forskningsprosjektene.
2. FORHOLD OG KRAV KNYTTET TIL PROSJEKTGJENNOMFØRINGEN
Bruk av midlene / igangsettelse
Før prosjektet startes opp må søkerorganisasjonen forsikre seg om at prosjektet kan gjennomføres med de midler som er bevilget, de forutsetninger/kommentarer som er gitt og de krav som framgår av tildelingsbrev/kontrakt. Det understrekes at midler bevilget ved årets tildeling skal benyttes til utgifter som påløper i 2013. Midlene kan ikke brukes til å dekke opp utgifter organisasjonen eller prosjektet har hatt i 2012. Innenfor prosjektperioden kan ubrukte midler automatisk overføres til året etter.
Dersom det legges opp til større endringer eller omdisponering av midler i prosjektet, i forhold til søknadens opprinnelige prosjektbeskrivelse og budsjett, må søkerorganisasjonen søke skriftlig til ExtraStiftelsen om dette. Dersom bevilgningen er øremerket en bestemt del av prosjektet, vil dette framgå av forutsetningene/kommentarene. Hersker det tvil om hva det er gitt støtte til skal søkerorganisasjonen ta kontakt med ExtraStiftelsen. Midler som brukes i strid med forutsetningene kan kreves tilbakeført.
Nye prosjekter må startes opp i løpet av 2013. Det skal framgå av prosjektregnskapet for 2013 at prosjektet er påbegynt. Dersom prosjektet ikke har kommet i gang innen utgangen av 2013 plikter organisasjonen å tilbakeføre bevilgningen til ExtraStiftelsen, med mindre det er søkt og bekreftet at oppstart av prosjektet kan utsettes. En slik eventuell søknad må sendes i god tid før årsskiftet 2013/2014.
Når det gjenstår midler ved prosjektslutt, skal de ubrukte midlene tilbakeføres ExtraStiftelsen. Ved tilbakeføring av midler fra prosjekter som ikke er igangsatt (se over) skal i tillegg hele administrasjonstilskuddet på 10% av prosjektbevilgningen tilbakeføres, uansett årsak til at prosjektet ikke er igangsatt.
Kontrakter
Ved prosjekter gjennomført ved institusjoner underlagt Riksrevisjonens kontroll skal det inngås kontrakt mellom søkerorganisasjonen, som eier av prosjektet, og institusjonen som gjennomfører prosjektet. Kontrakten skal forplikte institusjonen til å innfri alle rapporteringsfrister, avgi attestert prosjektregnskap, samt spesifikasjon av lønnsmidler brukt i prosjektet.
I alle forskningsprosjekter skal det inngås kontrakt mellom søkerorganisasjon, forskningsinstitusjon og forsker som omhandler rettigheter, plikter og økonomiske disponeringer. For øvrig anbefales det å inngå kontrakter både med eksterne og interne prosjekter og/eller institusjoner innen alle virksomhetsområdene.
Utstyr
Utstyr som er finansiert med prosjektmidler fra ExtraStiftelsen er søkerorganisasjonens eiendom og ansvar. Det er søkerorganisasjonens ansvar ved endt prosjektperiode å sørge for at utstyret blir brukt videre på en måte som tjener prosjektets målgruppe, eventuelt at utstyret blir overtatt av søkerorganisasjonen eller solgt til fordel for denne.
Dette er for å sikre videre bruk av utstyret etter endt prosjektperiode. Det understrekes at opprinnelige plan for etterbruk av utstyr, beskrevet i prosjektsøknaden, skal overholdes.
Tilleggskrav ved forskningsstøtte
Det forutsettes at nødvendige tillatelser er innhentet i de prosjekter der dette er påkrevet, for eksempel fra Regional Etisk Komité og Datatilsynet.
I hovedregel bevilges lønnsmidler og ikke midler til drift. Beløpene i ”Grunnlag for beregning av forskningsstøtte” (se vedlegg), og fagutvalgets kommentar til bevilgningen, vil indikere hva slags stilling det er gitt støtte til. Er det tvil om hva det er gitt støtte til, skal søkerorganisasjonen ta kontakt med ExtraStiftelsen.
Er det gitt lønnsmidler til definerte forskerstillinger, er det ikke anledning til å bruke midlene til annen forskerstilling, annen type personell, drift, eller til materiell.
Konsesjonskrav – støtte til rehabiliteringsprosjekter
I konsesjonen, gitt første gang av Justisdepartementet februar 1993, forutsettes det at rehabiliteringstiltak som får støtte gjennom ExtraStiftelsen skal være i henhold til offentlige planer, og at tiltakene ikke skal påføre det offentlige tunge administrative strukturer og/eller driftsutgifter.
Bevilgningen er gitt for ett år
For flerårige prosjekter bevilges midler for ett år av gangen, og det må søkes på nytt for år 2 og eventuelt år 3. Søknadsfristen neste år er 15. juni. Elektroniske søknadsskjemaer år 2 og år 3 er tilgjengelig i søknadssystemet på http://extrastiftelsen.more.no/more/hr/ fra 1. april.
Forutsetninger for videre støtte er at ExtraStiftelsen har midler tilgjengelig og at det framgår klart av framdriftsrapporten i neste års søknad at prosjektet følger framdriftsplanen.
Framdriftsrapporten skal konkret beskrive hva som er gjennomført i prosjektet. Det er også en forutsetning for fortsatt støtte at rapporter og regnskap tilfredsstiller ExtraStiftelsens krav, og at de er mottatt innen de fastsatte frister. Se for øvrig avsnittene ”Rapportering om bruk av midler” og ”Revisjon” nedenfor.
Omgjøring av lengden på prosjektet
Noen prosjekter er søkt som flerårige, men er gjennom søknadsbehandlingen omgjort til ettårig eller toårig prosjekt. Den vanligste årsaken til dette er mangel på progresjon gjennom hele prosjektperioden, dvs. at samme aktivitet/tiltak gjentas flere år på rad. Dette er likevel ikke til hinder for at det kan søkes på nytt senere år til lignende tiltak. Dersom et prosjekt er omgjort til ettårig eller toårig vil det framkomme av forutsetningene/kommentarene i den vedlagte oversikten.
3. BEHANDLINGEN AV SØKNADENE FOR ÅR 2 OG ÅR 3
Det opprinnelig søkte beløpet for år 2 og år 3 ble lagt til grunn i behandlingen. Hvis bevilgningen avviker fra dette beløpet vil begrunnelsen framkomme av oversikten over forutsetninger/kommentarer til det enkelte prosjekt (se vedlegg). Dersom beløpet var økt i årets søknad ble dette som hovedregel ikke tatt til følge, bortsett fra innen forskning, der rundsummene til de ulike stillingene blir regulert hvert år.
Det ble vist forståelse for at enkelte prosjekter kom sent i gang eller at permisjoner kunne forskyve prosjektperioden. Ved betydelige forskyvninger ble det i noen tilfeller foretatt en avkortning i bevilgningen for år 2. Disse prosjektene vil få anledning til å søke om det avkortede beløpet i søknaden om midler for år 3. Dette vil framgå av kommentaroversikten.
Der målsetningen i prosjektet var endret, eller der midlene var brukt i strid med forutsetningene, ble ytterligere bevilgninger til prosjektet stanset. Det ble ellers lagt vekt på at framdriftsrapporten ga et grundig bilde av erfaringer og resultater oppnådd i prosjektet så langt, og beskrivelsen av det som faktisk var utført i prosjektet ble vurdert i forhold til opprinnelig prosjektbeskrivelse og framdriftsplan. Ved mangler eller avvik ble bevilgningen til prosjektet avkortet eller stanset, eller det ble stilt ulike forutsetninger for utbetaling av midlene.
4. KRAV TIL REGNSKAP, REVISJON OG SLUTTRAPPORTERING
Ettårige prosjekter
Det forutsettes at prosjektene startes opp i løpet av 2013. Dersom det er midler igjen per 31.12.13 er det anledning til å bruke 2014 som et sluttår. Prosjektene må være avsluttet innen 31.12.14, og ExtraStiftelsen må varsles så snart som mulig om eventuell ny forventet sluttdato. Ytterligere forlengelse gis ikke, med mindre det er søkt, og bekreftelse er mottatt i god tid før utgangen av sluttåret (2014).
Det skal sendes inn revisorattestert prosjektregnskap per 31.12. over bruken av midlene i prosjektet hvert år i prosjektperioden. Det skal skrives en sluttrapport når prosjektet er avsluttet. Fristen for innsending av regnskap er 15. mars, og fristen for innsending av sluttrapport er 15. februar. Et kortfattet sammendrag er en viktig del av sluttrapporten. Sammendraget og fullstendig sluttrapport blir lagt ut i Prosjektbiblioteket på http://www.extrastiftelsen.no/prosjekter.html. Sammendraget vil i tillegg bli trykket i ExtraStiftelsens prosjektkatalog for det aktuelle året.
Flerårige prosjekter
Det forutsettes at nye prosjekter starter opp i løpet av 2013. Alle flerårige prosjekter har anledning til å bruke et sluttår etter siste år det bevilges midler for, dersom det er midler igjen i prosjektet per 31.12. Dersom man velger å ta i bruk et sluttår må ExtraStiftelsen varsles om ny sluttdato på lik linje med ettårige prosjekter (se ovenfor). Ytterligere forlengelse gis ikke, med mindre det er søkt, og bekreftelse er mottatt i god tid før utgangen av sluttåret.
Flerårige prosjekter må søke om midler hvert år i prosjektperioden (se under avsnitt ”Bevilgningen er gitt for ett år” ovenfor). Som en del av søknaden om videre prosjektstøtte, skal det innen søknadsfristen 15.06.13 sendes inn en framdriftsrapport som konkret beskriver hva som er gjennomført i prosjektet. Det er anledning til å sende tilleggsopplysninger til framdriftsrapporten innen 01.09.13. Det anbefales å benytte seg av denne muligheten, slik at fagutvalget har mest mulig oppdaterte opplysninger om prosjektet under søknadsbehandlingen.
Krav og frister til regnskaps- og sluttrapporter er de samme som for ettårige prosjekter.
Tilleggskrav ved rapportering fra forskningsprosjekter
I tillegg til forskningsrapporten, må det legges stor vekt på utarbeidelsen av en populærvitenskapelig og lett forståelig sammendragsrapport påført de publikasjoner som er skrevet på bakgrunn av prosjektet. Til sammen skal dette utgjøre maksimum 1½ A4-side. Denne sammendragsrapporten blir lagt ut i Prosjektbiblioteket på http://www.extrastiftelsen.no/prosjekter.html og vil bli trykket i ExtraStiftelsens prosjektkatalog for forskning, som kommer ut hvert tredje år. Mer om krav til sluttrapporter fra forskningsprosjekter vil framgå av vedlagte veileder. Som en hovedregel kreves det at forskningsresultatene skal offentliggjøres og publiseres i nasjonale og/eller internasjonale tidsskrifter. ExtraStiftelsen mottar gjerne en invitasjon til disputaser så fort dato er fastsatt.
Revisjon
Det er søkerorganisasjonens sentrale ledd som står ansvarlig overfor ExtraStiftelsen når det gjelder anvendelsen av de bevilgede midler. Søkerorganisasjonen skal kontrollere at samtlige prosjektregnskap oppfyller ExtraStiftelsens revisjons- og attestasjonskrav. Den aktuelle revisor skal så snart som mulig informeres om innvilgede prosjekter slik at det kan utarbeides en plan for revisjon. Søkerorganisasjonen, eventuelt dens lokale ledd eller ekstern samarbeidspartner, har ellers ansvar for å tilrettelegge for revisors arbeid ved fortløpende å oversende all relevant korrespondanse og dokumentasjon i prosjektet/prosjektene. Søkerorganisasjonen har det overordnede ansvaret for at revisor får all nødvendig dokumentasjon.
Revisors oppgave er å gjennomgå prosjektregnskapene og kontrollere at forvaltningen av midlene skjer på en betryggende måte. Revisor skal påse at det foreligger regnskaps- og kontrollsystemer som skal sikre at midlene benyttes i overensstemmelse med budsjettet for prosjektet, samt i overensstemmelse med fagutvalgets forutsetning/kommentar til bevilgningen. ExtraStiftelsens egen mal for revisjonsberetning, som skal benyttes til prosjektregnskapene, legges ut på http://www.extrastiftelsen.no/til-mottakere/regnskap-og-rapportering.html i god tid før rapporteringsfristen hvert år.
Revisjon av prosjektregnskapene må foretas av registrert eller statsautorisert revisor. I de tilfellene en ekstern samarbeidspartner, eller et annet organisasjonsledd enn det sentrale leddet driver prosjektet, vil det være mest aktuelt at det er denne instansens faste revisor som benyttes til å revidere prosjektregnskapet. Søkerorganisasjonen skal da påse at ExtraStiftelsens regnskapsskjema er benyttet, at prosjektregnskapet er undertegnet av prosjektleder, og at det foreligger en revisjonsberetning i henhold til ExtraStiftelsens mal.
Prosjekter som er fritatt for revisjon
Prosjekter med årlig totalinntekt (samlet bevilgning fra alle finansieringskilder) på 80.000 kroner eller mindre er i hovedregelen fritatt for krav om revisjon. Det er fortsatt full regnskapsplikt for slike prosjekter, og regnskapet skal underskrives av to personer der den ene skal være prosjektlederen.
Enkelte prosjekter gjennomføres ved institusjoner underlagt Riksrevisjonens kontroll. Slike prosjekter kan fritas for kravet om revisjon. Betingelsen er at regnskapet er attestert av den aktuelle institusjonens budsjettansvarlige leder på eget skjema (http://www.extrastiftelsen.no/til-mottakere/regnskap-og-rapportering.html).
Brev om rapportering
Organisasjoner som avslutter prosjekter i løpet av 2013, vil i oktober/november 2013 motta brev eller e-post med informasjon om sluttrapporteringen. Brev om regnskapsrapportering, samt skjemaer til bruk ved rapportering, sendes hvert år ut i første halvdel av desember.
NB: Årsregnskap, og eventuelt sluttrapport, skal være levert innen henholdsvis 15. mars og 15. februar det påfølgende år. Dette gjelder både for ettårige og flerårige prosjekter. Søkerorganisasjonen er videre forpliktet til å oppfylle de krav som til enhver tid gjelder for rapportering.
Organisasjoner som ikke oppfyller kravene til rapportering og innsending av regnskaper, kan ikke påregne ny støtte. Før søkerretten bortfaller, brukes det ved manglende eller mangelfullt utfylte regnskapsskjema en progredierende gebyrskala. Gebyrskalaen følger vedlagt på skjemaet ”Reaksjoner ved avvik i regnskapsrapporteringen”, og finnes også på http://www.extrastiftelsen.no/til-mottakere/regnskap-og-rapportering.html.
Krav til innhold i sluttrapporten framgår av vedlagte ”Veileder for skriving av sluttrapporter (Sist revidert november 2012)”. Veilederen finnes også på http://www.extrastiftelsen.no/til-mottakere/sluttrapport.html.
5. KRAV TIL KREDITERING OG FORMIDLING AV PROSJEKTER
ExtraStiftelsen er avhengig av publisitet og omtale i media for å oppnå anerkjennelse i befolkningen og hos myndighetene. Organisasjonene som mottar støtte fra ExtraStiftelsen forplikter seg til å legge til rette for og bidra til formidling i media (lokalaviser, nettaviser, tv og radio etc). Dette kan være gjennom å tilrettelegge for besøk fra ExtraStiftelsens sekretariat, invitasjoner til åpninger, møter og annet som kan være interessant for media å dekke.
Organisasjonene skal kreditere ExtraStiftelsen i all utadrettet informasjon som brosjyremateriell, invitasjoner, nettsider, konferanser, foredrag, forskningsrapporter, avhandlinger og annet som er utarbeidet med støtte fra stiftelsen. Det forutsettes spesielt at ExtraStiftelsen blir profilert i forbindelse med byggeprosjekter finansiert av stiftelsen.
Ved kreditering skal ExtraStiftelsens logo alltid brukes der det er praktisk mulig. Logo og mer informasjon finnes på http://www.extrastiftelsen.no/til-mottakere/kreditering.html.
6. KOMPETANSEOPPBYGGING OG ERFARINGSUTVEKSLING
For å lette søkerorganisasjonenes arbeid med prosjektene innen forebygging og rehabilitering tilbyr ExtraStiftelsen blant annet en prosjektkonferanse, der prosjektlederne er hovedmålgruppen. Datoen for prosjektkonferansen i 2013 er 9. - 10. april. Organisasjonene oppfordres til å oppmuntre prosjektledere til å delta på prosjektkonferansen, og å skaffe seg annen kompetanse og informasjon. På http://www.extrastiftelsen.no/til-mottakere/opplaering.html er det mye viktig og nyttig informasjon både for prosjektledere og søkerorganisasjoner.
7. INNSENDING AV KONTRAKT OG OVERFØRING AV MIDLER
Som det står innledningsvis er dette brevet, sammen med søknad og fagutvalgets forutsetninger/kommentarer til bevilgningen, kontrakten mellom søkerorganisasjonen og ExtraStiftelsen. Det er viktig at all vesentlig informasjon videreformidles til prosjektene. En kopi, eller en utskrift fra web, av dette brevet/kontrakten skal returneres ExtraStiftelsen i underskrevet stand av daglig leder/generalsekretær, som en bekreftelse på at organisasjonen er innforstått med tildelingsbrevets/kontraktens krav og betingelser for tildeling av midler.
Tildelingsbrevet til den enkelte organisasjon, der årets tildelingssum er flettet inn, foreligger identisk i papirformat tilsendt per post og i pdf-format ved innlogging i søknadssystemet på web. I tillegg finnes en standardversjon i html-format på http://www.extrastiftelsen.no/til-mottakere/tildelingsbrev.html.
ExtraStiftelsen tar sikte på å overføre bevilgede midler til organisasjonene innen årsskiftet. Det er unntak for enkelte prosjekter, der det i forutsetningen/kommentaren til bevilgningen stilles krav til ytterligere informasjon/dokumentasjon før utbetaling foretas. Overføring av midler før årsskiftet krever imidlertid at ovennevnte dokumentasjon er mottatt hos ExtraStiftelsen senest fredag 7. desember 2012.
Vedlagte ”Informasjonsskjema om organisasjonen” til bruk ved overføring av prosjektmidler må fylles ut og returneres sammen med tildelingsbrevet/kontrakten.
Dersom tildelingsbrevet i undertegnet stand, samt annen nødvendig dokumentasjon ikke er mottatt hos ExtraStiftelsen senest 1. mars 2013, vil bevilgningen bortfalle.
Lykke til med prosjektene!
Med vennlig hilsen
ExtraStiftelsen
Hans Christian Lillehagen
generalsekretær
Oslo 27. november 2012
VEDLEGG:
Informasjonsskjema om organisasjonen
Oversikt over organisasjonens samlede bevilgning (R2.7b)
Oversikt over fagutvalgenes forutsetninger/kommentarer til bevilgningen
Reaksjoner ved avvik i regnskapsrapporteringen
Retningslinjer for fordeling av midler
Grunnlag for beregning av forskningsstøtte 2012 (til organisasjoner med forskningsprosjekter)
Hvordan foregår tildelingen av midler?
Tall og fakta 2012
Veileder for skriving av sluttrapporter (Sist revidert november 2012)
|
