ExtraStiftelsen er en stiftelse bestående av 27 frivillige organisasjoner, som eier og fordeler overskuddet fra Extra-spillet.
Overskuddet går til frivillige organisasjoners helseprosjekter.
| Tildelingsbrev |
 |
|
Oslo 24. november 2009 Tildelingsbrev og kontrakt 2009 Tildeling av midler fra overskuddet av Extra-spillet 2009 Helse og Rehabilitering er ferdig med behandlingen av søknadene om tildeling av midler fra overskuddet av Extra-spillet 2009. Resultatene ble offentliggjort 24. november. Vi har gleden av å informere om at "OrgNavn" er bevilget støtte til prosjekt/prosjekter i henhold til vedlagte liste for til sammen kr.... «OrgNavn» er ansvarlig for den videre oppfølging av prosjektet/prosjektene, og forestår alle henvendelser til Helse og Rehabilitering på vegne av prosjektet/prosjektene. Det er derfor i tillegg bevilget et administrasjonstilskudd på 10% av ovennevnte beløp. Dette skal dekke organisasjonens utgifter til veiledning, oppfølging, administrasjon og kontroll av prosjektet/prosjektene i henhold til gjeldende krav til oppfølging. Totalt får dermed organisasjonen en bevilgning på kr.... Forutsetninger for bevilgningen Dette brevet er en kontrakt mellom «OrgNavn» og Helse og Rehabilitering. For det enkelte prosjekt er i tillegg prosjektsøknaden og fagutvalgets forutsetning/kommentar til bevilgningen (se neste side) en del av kontraktsgrunnlaget med Helse og Rehabilitering i prosjektperioden. Helse og Rehabilitering stiller krav til oppfølging av prosjekter. Disse kravene fremgår av Retningslinjer for fordeling av midler (se vedlegg), og er utdypet i dette tildelingsbrevet. For å lette gjennomgangen er brevet delt inn med overskrifter. Det er viktig at organisasjonen setter seg godt inn i og er innforstått med de oppfølgingskravene som Helse og Rehabilitering stiller, før tildelingsbrev/kontrakt undertegnes. Undertegnet tildelingsbrev er bekreftelse på at oppfølgingskravene aksepteres. Elektronisk søknadssystem Etter et prøveprosjekt i 2007 med 10 organisasjoner, søkte alle nye prosjekter på elektronisk skjema i 2008. Alle nye og år 2 søkte elektronisk i 2009, og fra 2010 vil også søknader om år 3 bli på elektronisk skjema. Mer og mer kommunikasjon med søkerne vil foregå elektronisk, også tildelingsbrev og rapportering. Forutsetninger/kommentarer til prosjektbevilgninger Søknadene er behandlet av fagutvalg som gir sin innstilling. Hovedutvalget og styret har enstemmig sluttet seg til fagutvalgenes innstillinger. Fagutvalgene gir forutsetninger/kommentarer til den enkelte bevilgning, både for nye, år 2 og år 3 søknader. En oversikt over fagutvalgenes forutsetninger/kommentarer til bevilgningene er vedlagt dette brevet. Organisasjoner som sendte inn sine søknader elektronisk vil i tillegg finne fagutvalgenes forutsetninger/kommentarer ved innlogging i søknadssystemet på www.helseogrehab.no. Organisasjonen har ansvar for at forutsetningene/kommentarene raskt blir formidlet videre til alle prosjektene. For innvilgede nye prosjekter, og prosjekter år 2, gjøres dette gjennom en videresendingsfunksjon i søknadssystemet. Når funksjonen er aktivert vil prosjektleder få et e-postvarsel, og vil ved innlogging igjen ha søknaden tilgjengelig i sin Innboks i systemet. For prosjekter år 3 må formidling av tildelingsbeløp og forutsetninger/kommentarer fortsatt foregå manuelt. Som det framgår av søknadsskjemaet og av Retningslinjer for fordeling av midler blir det ikke gitt begrunnelse for avslag på nye søknader. Prosjektidentifikasjon Hvert prosjekt har sitt eget prosjektnummer. Prosjektnumrene framgår av vedlagte liste. Ved alle henvendelser til Helse og Rehabilitering oppgis hele prosjektidentifikasjonen, dvs virksomhetsområde, prosjektnummer, prosjektnavn og søkerorganisasjon. Behandlingen av søknadene for år 2 og år 3 Framdriftsrapporten i søknadene danner grunnlaget for en faglig og individuell behandling. Det opprinnelig søkte beløpet for år 2 og år 3 ble som hovedregel lagt til grunn i behandlingen. Hvis bevilgningen avviker fra dette beløpet vil begrunnelsen framkomme av forutsetninger/kommentarer til det enkelte prosjekt (se vedlegg). Dersom beløpet var økt i årets søknad ble dette som hovedregel ikke tatt til følge. Det ble vist forståelse for at enkelte prosjekter kom sent i gang eller at permisjoner kunne forskyve prosjektperioden. Ved betydelige forskyvninger ble det i noen tilfeller foretatt en avkortning i bevilgningen for år 2. Disse prosjektene vil få anledning til å søke om det avkortede beløpet i søknaden om midler for år 3. Dette vil framgå av kommentaroversikten. Der målsetningen i prosjektet var endret, eller der midlene var brukt i strid med forutsetningene, ble ytterligere bevilgninger til prosjektet stanset. Det ble ellers lagt vekt på at framdriftsrapporten ga et grundig bilde av erfaringer og resultater oppnådd i prosjektet så langt, og beskrivelsen av det som faktisk var utført i prosjektet ble vurdert i forhold til opprinnelig prosjektbeskrivelse og framdriftsplan. Ved mangler eller avvik ble bevilgningen til prosjektet avkortet eller stanset, eller det ble stilt forutsetninger for utbetaling av midlene. Bevilgningen er gitt for ett år Bevilgninger innvilget som flerårig prosjekt gis for ett år av gangen, og det må søkes på nytt for år 2 og eventuelt år 3. Søknadsfristen neste år er 15. juni. Søknadsskjemaene er tilpasset det enkelte prosjekt. Elektroniske søknadsskjemaer år 2 og år 3 er tilgjengelig i søknadssystemet på www.helseogrehab.no fra 1. april. Forutsetninger for videre støtte er at Helse og Rehabilitering har midler tilgjengelig og at det framgår klart av framdriftsrapporten i neste års søknad at prosjektet er i gang med tilfredsstillende framdrift. Framdriftsrapporten skal konkret beskrive hva som er gjennomført i prosjektet. Det er også en forutsetning for fortsatt støtte at rapporter og regnskap tilfredsstiller Helse og Rehabiliterings krav, og at de er mottatt innen de fastsatte frister. Se for øvrig avsnittene ”Rapportering om bruk av midler” og ”Revisjon” nedenfor. Omgjøring av lengden på prosjektet Noen prosjekter er søkt som flerårige, men er gjennom søknadsbehandlingen omgjort til ettårig eller toårig prosjekt. Den vanligste årsaken til dette er mangel på progresjon gjennom hele prosjektperioden, dvs. at samme aktivitet/tiltak gjentas flere år på rad. Dette er likevel ikke til hinder for at det kan søkes på nytt senere år til lignende tiltak. Dersom et prosjekt er omgjort til ettårig eller toårig vil det framkomme av forutsetningene/kommentarene i den vedlagte oversikten. Bruk av midlene / igangsettelse Før prosjektet startes opp må søkerorganisasjonen forsikre seg om at prosjektet kan gjennomføres med de midler som er bevilget, de forutsetninger/kommentarer som er gitt og de krav som framgår av tildelingsbrev/kontrakt. Det understrekes at midler bevilget ved årets tildeling skal benyttes til utgifter som påløper i 2010. Midlene kan ikke brukes til å dekke opp utgifter organisasjonen eller prosjektet har hatt i 2009. Innenfor prosjektperioden kan ubrukte midler automatisk overføres til året etter. Dersom det legges opp til større endringer eller omdisponering av midler i prosjektet, i forhold til søknadens opprinnelige prosjektbeskrivelse og budsjett, må søkerorganisasjonen søke skriftlig til Helse og Rehabilitering om dette. Dersom bevilgningen er øremerket en bestemt del av prosjektet, vil dette framgå av forutsetningene/kommentarene. Hersker det tvil om hva det er gitt støtte til skal søkerorganisasjonen ta kontakt med Helse og Rehabilitering. Midler som brukes i strid med forutsetningene kan kreves tilbakeført. Nye prosjekter må startes opp i løpet av 2010. Det skal framgå av prosjektregnskapet for 2010 at prosjektet er påbegynt. Dersom prosjektet ikke har kommet i gang innen utgangen av 2010 plikter organisasjonen å tilbakeføre bevilgningen til Helse og Rehabilitering, med mindre det er søkt og bekreftet at oppstart av prosjektet kan utsettes. En slik eventuell søknad må sendes i god tid før årsskiftet 2010/2011. Når det gjenstår midler ved prosjektslutt, skal de ubrukte midlene tilbakeføres Helse og Rehabilitering. Ved tilbakeføring av midler fra prosjekter som ikke er igangsatt (se over) skal i tillegg hele administrasjonstilskuddet på 10% av prosjektbevilgningen tilbakeføres, uansett årsak til at prosjektet ikke er igangsatt. Krav til rapportering Ettårige prosjekter: Det forutsettes at prosjektene startes opp i løpet av 2010. Dersom det er midler igjen per 31.12.10 er det anledning til å bruke 2011 som et sluttår. Prosjektene må være avsluttet innen 31.12.11, og Helse og Rehabilitering må varsles så snart som mulig om eventuell ny forventet sluttdato. Ytterligere forlengelse gis ikke, med mindre det er søkt, og bekreftelse er mottatt i god tid før utgangen av sluttåret (2011). Det skal sendes inn revisorattestert prosjektregnskap per 31.12. over bruken av midlene i prosjektet hvert år i prosjektperioden. Det skal skrives en sluttrapport når prosjektet er avsluttet. Fristen for innsending av sluttrapporter er 15. februar, og fristen for innsending av regnskap er 15. mars. Et kortfattet sammendrag er en viktig del av sluttrapporten. Dette sammendraget blir lagt ut i Prosjektbiblioteket på våre nettsider www.helseogrehab.no, og vil bli trykket i Helse og Rehabiliterings prosjektkatalog for det aktuelle året. Flerårige prosjekter: Det forutsettes at nye prosjekter starter opp i løpet av 2010. Alle flerårige prosjekter har anledning til å bruke et sluttår etter siste år det bevilges midler for, dersom det er midler igjen i prosjektet per 31.12. Dersom man velger å ta i bruk et sluttår må Helse og Rehabilitering varsles om ny sluttdato på lik linje med ettårige prosjekter (se over). Ytterligere forlengelse gis ikke, med mindre det er søkt, og bekreftelse er mottatt i god tid før utgangen av sluttåret. Flerårige prosjekter må søke om midler hvert år i prosjektperioden (se under avsnitt ”Bevilgningen er gitt for ett år” på forrige side). Som en del av søknaden om videre prosjektstøtte, skal det innen søknadsfristen 15.06.10 sendes inn en framdriftsrapport som konkret beskriver hva som er gjennomført i prosjektet. Det er anledning til å sende tilleggsopplysninger til framdriftsrapporten innen 01.09.10. Det anbefales å benytte seg av denne muligheten, slik at fagutvalget har mest mulig oppdaterte opplysninger om prosjektet under søknadsbehandlingen. Krav og frister til regnskaps- og sluttrapporter er de samme som for ettårige prosjekter (se forrige avsnitt). NB: Årsregnskap, og eventuelt sluttrapport, skal være levert innen henholdsvis 15. mars og 15. februar det påfølgende år. Dette gjelder både for ettårige og flerårige prosjekter. Søkerorganisasjonen er videre forpliktet til å oppfylle de krav som til enhver tid gjelder for rapportering. Organisasjoner som ikke oppfyller kravene til rapportering og innsending av regnskaper, kan ikke påregne ny støtte. Før søkerretten bortfaller, brukes det ved manglende eller mangelfullt utfylte regnskapsskjema en progredierende gebyrskala. Gebyrskalaen følger vedlagt på skjemaet ”Reaksjoner ved avvik i regnskapsrapporteringen”. Krav til innhold i sluttrapporten framgår av vedlagte ”Veileder for skriving av sluttrapporter i papirversjon (Sist revidert oktober 2009)” og ”Veileder for skriving av sluttrapporter for elektronisk innsending (Utarbeidet oktober 2009)”. Veilederne finnes også på www.helseogrehab.no. Brev om rapportering Organisasjoner som avslutter prosjekter i løpet av 2010, vil i oktober 2010 motta brev eller e-post med informasjon om sluttrapporteringen. Brev om regnskapsrapportering, samt skjemaer til bruk ved rapportering, sendes hvert år ut i første halvdel av desember. Revisjon Det er søkerorganisasjonens sentrale ledd som står ansvarlig overfor Helse og Rehabilitering når det gjelder anvendelsen av de bevilgede midler. Søkerorganisasjonens faste revisor skal kontrollere at samtlige prosjektregnskap oppfyller Helse og Rehabiliterings revisjons- og attestasjonskrav. Revisor skal så snart som mulig informeres om innvilgede prosjekter slik at det kan utarbeides en plan for revisjon. Søkerorganisasjonen har ellers ansvar for å tilrettelegge for revisors arbeid ved fortløpende å oversende all relevant korrespondanse og dokumentasjon i prosjektet/prosjektene. Dette gjelder spesielt kopi av brev med krav til regnskapsrapportering (inkl. vedlegg), merket ”Revisors eksemplar”, som sendes ut i desember hvert år. Revisors oppgave er å gjennomføre en kontroll med at forvaltningen av midlene skjer på en betryggende måte. Revisor skal påse at det foreligger regnskaps- og kontrollsystemer som skal sikre at midlene benyttes i overensstemmelse med budsjettet for prosjektet, samt i overensstemmelse med fagutvalgets forutsetning/kommentar til bevilgningen. Helse og Rehabiliterings egen mal for revisjonsberetning, som skal benyttes til prosjektregnskapene, legges ut på www.helseogrehab.no i god tid før rapporteringsfristen hvert år. Revisjon må foretas av registrert eller statsautorisert revisor. I de tilfellene en ekstern samarbeidspartner, eller et annet organisasjonsledd enn det sentrale leddet driver prosjektet, vil det være mest aktuelt at det er denne instansens faste revisor som benyttes til å revidere prosjektregnskapet. Søkerorganisasjonens revisor skal da påse at Helse og Rehabiliterings regnskapsskjema er benyttet, at det foreligger en revisjonsberetning i henhold til Helse og Rehabiliterings mal, og at prosjektregnskapet er undertegnet av prosjektleder. Ved eksterne prosjekter gjennomført ved institusjoner underlagt Riksrevisjonens kontroll kan regnskap attestert av den aktuelle institusjonens budsjettansvarlige leder aksepteres. Prosjekter med et totalbudsjett (samlet bevilgning fra alle finansieringskilder) på 80.000 kroner eller mindre er i hovedregelen fritatt for krav om revisjon. Det er fortsatt full regnskapsplikt for slike prosjekter, og regnskapet skal underskrives av to personer der den ene skal være prosjektlederen. Kontrakter Ved prosjekter gjennomført ved institusjoner underlagt Riksrevisjonens kontroll skal det inngås kontrakt mellom søkerorganisasjonen, som eier av prosjektet, og institusjonen som gjennomfører prosjektet. Kontrakten skal forplikte institusjonen til å innfri alle rapporteringsfrister, avgi attestert prosjektregnskap, samt spesifikasjon av lønnsmidler brukt i prosjektet. I alle forskningsprosjekter anbefales det å inngå kontrakt mellom søkerorganisasjon, forskningsinstitusjon og forsker som omhandler rettigheter, plikter og økonomiske disponeringer. For øvrig anbefales det å inngå kontrakter både med eksterne og interne prosjekter og/eller institusjoner innen alle virksomhetsområdene. Dobbeltfinansiering ikke tillatt Bevilgningen er gitt under den forutsetning at prosjektet/prosjektene ikke er finansiert fra andre kilder. Ved alle tilfeller der det er gitt full prosjektstøtte også fra annen finansieringskilde, skal denne kilden velges. Der hvor Helse og Rehabilitering ikke dekker hele prosjektkostnaden, er det imidlertid åpent for delfinansiering fra andre kilder innenfor budsjettet i opprinnelig søknad. Dersom prosjektet blir finansiert fra annen kilde med dobbeltfinansiering som følge, plikter organisasjonen omgående å melde fra om dette, og tilbakeføre midlene til Helse og Rehabilitering dersom utbetaling allerede er foretatt. Hvis det er søkt midler fra flere kilder og man venter på svar eller står på venteliste, må ikke bevilgningen fra Helse og Rehabilitering tas i bruk før annen finansiering er avklart. Utstyr Utstyr som er finansiert med prosjektmidler fra Helse og Rehabilitering er søkerorganisasjonens eiendom og ansvar. Det er søkerorganisasjonens ansvar ved endt prosjektperiode å sørge for at utstyret blir brukt videre på en måte som tjener prosjektets målgruppe, eventuelt at utstyret blir overtatt av søkerorganisasjonen eller solgt til fordel for denne. Dette er for å sikre videre bruk av utstyret etter endt prosjektperiode. Det understrekes at opprinnelige plan for etterbruk av utstyr, beskrevet i prosjektsøknaden, skal overholdes. Tilleggskrav ved forskningsstøtte Det forutsettes at nødvendige tillatelser er innhentet i de prosjekter der dette er påkrevet, for eksempel fra Regional Etisk Komité og Datatilsynet. I hovedregel bevilges lønnsmidler og ikke midler til drift. Beløpene i ”Grunnlag for beregning av forskningsstøtte” (se vedlegg), og fagutvalgets kommentar til bevilgningen, vil indikere hva slags stilling det er gitt støtte til. Hersker det tvil om hva det er gitt støtte til, skal søkerorganisasjonen ta kontakt med Helse og Rehabilitering. Er det gitt lønnsmidler til definerte forskerstillinger, er det ikke anledning til å bruke midlene til annen forskerstilling, annen type personell, drift, eller til materiell. I tillegg til forskningsrapporten, må det legges stor vekt på utarbeidelsen av en populærvitenskapelig og lett forståelig sammendragsrapport påført de publikasjoner som er skrevet på bakgrunn av prosjektet. Til sammen skal dette utgjøre maksimum 1½ A4-side. Denne sammendragsrapporten blir lagt ut i Prosjektbiblioteket på www.helseogrehab.no, og vil bli trykket i Helse og Rehabiliterings prosjektkatalog for det aktuelle året. Mer om krav til sluttrapporter fra forskningsprosjekter vil framgå av vedlagte veiledere. Det er separate veiledere for innsending i papirversjon og for innsending elektronisk. Som en hovedregel kreves det at forskningsresultatene skal offentliggjøres og publiseres i nasjonale og/eller internasjonale tidsskrifter. Helse og Rehabilitering mottar gjerne en invitasjon til disputaser så fort dato er fastsatt. Konsesjonskrav – støtte til rehabiliteringsprosjekter I konsesjonen, gitt første gang av Justisdepartementet februar 1993, forutsettes det at rehabiliteringstiltak som får støtte gjennom Helse og Rehabilitering skal være i henhold til offentlige planer, og at tiltakene ikke skal påføre det offentlige tunge administrative strukturer og/eller driftsutgifter. Krav til kreditering Helse og Rehabilitering er avhengig av publisitet og omtale for å oppnå anerkjennelse i befolkningen og hos myndighetene. Mottakerorganisasjonene forplikter seg til å opplyse om Helse og Rehabiliterings medvirkning i all utadrettet informasjon i tilknytning til prosjektet. Utadrettet informasjon omfatter brosjyremateriell, invitasjoner, nettsider, konferanser, foredrag, forskningsrapporter, avhandlinger, artikler, lysark, omtale av prosjekter i organisasjonens tidsskrifter og produkter utarbeidet med støtte fra stiftelsen. Det forutsettes også at Helse og Rehabilitering blir profilert i forbindelse med byggeprosjekter finansiert av stiftelsen. Videre forutsettes det at Helse og Rehabiliterings medvirkning blir framhevet i intervjusammenhenger og i samtaler med journalister angående prosjektene. Ved kreditering skal Helse og Rehabiliterings logo brukes i tilfeller der det er praktisk mulig. På nettsider, i brosjyremateriell, doktorgradsavhandlinger og andre trykksaker finansiert av stiftelsen skal Helse og Rehabiliterings logo brukes. Logoen kan hentes ned fra www.helseogrehab.no, eller oversendes elektronisk ved henvendelse sekretariatet. Helse og Rehabilitering anbefaler formuleringen ”Dette prosjektet er finansiert med Extra-midler fra Helse og Rehabilitering” ved kreditering av stiftelsens medvirkning. For ytterligere presentasjon anbefales teksten som finnes på baksiden av Helse og Rehabiliterings vedtekter og Retningslinjer for fordeling av midler: ”Helse og Rehabilitering er en stiftelse bestående av 27 landsomfattende…osv.” Presentasjonsteksten kan også hentes fra www.helseogrehab.no. Kompetanseoppbygging og erfaringsutveksling For å lette søkerorganisasjonenes arbeid med prosjektene tilbyr Helse og Rehabilitering blant annet prosjektkonferanser, der prosjektlederne er hovedmålgruppen. Datoene for de to prosjektkonferansene i 2010 er 9.-10. mars og 4.-5. mai. Organisasjonene oppfordres til å oppmuntre prosjektledere til å delta på prosjektkonferanser, og å skaffe seg annen kompetanse og informasjon. Vi har informasjonsrike nettsider, www.helseogrehab.no, med mye viktig og nyttig informasjon både for prosjektledere og søkerorganisasjoner. Overføring av midler fra Helse og Rehabilitering Som nevnt innledningsvis er dette brevet, sammen med søknad og fagutvalgets forutsetninger/kommentarer til bevilgningen, å regne som en kontrakt mellom søkerorganisasjonen og Helse og Rehabilitering. Det er viktig at denne informasjonen videreformidles til prosjektene. Brevet oversendes i to eksemplarer. Ett eksemplar skal returneres til Helse og Rehabilitering i underskrevet stand av daglig leder/generalsekretær, som en bekreftelse på at organisasjonen er innforstått med tildelingsbrevet/kontraktens krav og betingelser for tildeling av midler. Vedlagte ”Informasjonsskjema om organisasjonen” til bruk ved overføring av prosjektmidler må fylles ut og returneres sammen med tildelingsbrevet/kontrakten. Søkerorganisasjoner som ikke tidligere har levert bekreftelse fra sin revisor på at tilfredsstillende regnskaps- og kontrollrutiner følges i organisasjonen, har fått vedlagt et eget krav om dette. Dette gjelder enkelte av de søkerorganisasjoner som får tildelt midler for første gang. Helse og Rehabilitering tar sikte på å overføre bevilgede midler til organisasjonene innen årsskiftet. Det er unntak for enkelte prosjekter, der det i forutsetningen/kommentaren til bevilgningen stilles krav til ytterligere informasjon/dokumentasjon før utbetaling foretas. Overføring av midler før årsskiftet krever imidlertid at ovennevnte dokumentasjon er mottatt hos Helse og Rehabilitering senest 11.12.2009. Dersom tildelingsbrevet i undertegnet stand, samt annen nødvendig dokumentasjon ikke er mottatt hos Helse og Rehabilitering senest 1. mars 2010, vil bevilgningen bortfalle. Tildelingsbrevet kan ved behov hentes ned elektronisk fra www.helseogrehab.no. Lykke til med prosjektene! Med vennlig hilsen Helse og Rehabilitering Oslo 24. november 2009 VEDLEGG: Informasjonsskjema om organisasjonen Oversikt over organisasjonens samlede bevilgning (R2.7b) Oversikt over fagutvalgenes forutsetninger/kommentarer til bevilgningen Reaksjoner ved avvik i regnskapsrapporteringen Retningslinjer for fordeling av midler 2009 Grunnlag for beregning av forskningsstøtte 2009 (til organisasjoner med forskningsprosjekter) Hvordan foregår tildelingen av midler? Tall og fakta 2009 Veileder for skriving av sluttrapporter i papirversjon (oppdatert oktober 2009) Veileder for skriving av sluttrapporter for elektronisk innsending (Utarbeidet oktober 2009) |
Ildsjel på anbud? -Frivillig arbeid i fremtiden-
Sett av datoen torsdag 27.1. 2011. Da vil ExtraStiftelsen arrangere en spennende dagskonferanse i Samfunnssalen, Oslo
Les mer
