ExtraStiftelsen er en stiftelse bestående av 28 frivillige organisasjoner, som eier og fordeler overskuddet fra Extra-spillet.
Overskuddet går til frivillige organisasjoners helseprosjekter.
| Brev om regnskapsrapportering |
Oslo, 13. desember 2011 REGNSKAPSRAPPORTERING TIL HELSE OG REHABILITERING FOR 2011Organisasjonene skal innen 15. mars 2012 rapportere om bruken av prosjektmidler for 2011. Dette brevet gjennomgår og utdyper de gjeldende krav for regnskapsrapportering som framgår av tildelingsbrev/kontrakt og av vedlagte ”Retningslinjer for fordeling av midler 2011”. Til denne rapporteringen er det utarbeidet fire ulike skjemaer: • Regnskapsskjema for det enkelte prosjekt (Prosjektregnskap) • Mal for revisjonsberetning • Mal for attestasjon fra budsjettansvarlig leder for institusjoner underlagt Riksrevisjonens kontroll • Oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter for regnskapsåret 2011 Følgende begrep brukt videre i dette brevet trenger en forklaring: • Bevilgningsår = Året søknaden behandles • Bruksår = Året bevilgningen er gitt for • Sluttår = Året prosjektet må være avsluttet (året etter siste bruksår) Elektronisk regnskapsrapportering ExtraStiftelsen er i gang med en omlegging til elektronisk regnskapsrapportering. For årets regnskapsrapportering innebærer dette at prosjektregnskapet for de fleste prosjekter fylles ut i søknadssystemet på ExtraStiftelsens nettsider, etter pålogging med brukernavn og passord. Når regnskapet er utfylt genereres det en pdf-versjon, som skrives ut, underskrives og sendes inn slik som tidligere, det vil si per brev. Dette gjelder alle prosjekter som er søkt elektronisk. Det er fortsatt prosjekter som har søkt på papirsøknad, og organisasjoner med slike prosjekter vil få tilsendt de aktuelle regnskapsskjemaene på papir. Dette brevet går kun til organisasjoner med prosjekter som har søkt på papir. Alle regnskapsskjemaer i papirversjon som er aktuelle for organisasjonen (heretter kalt søkerorganisasjonen) er vedlagt. Disse er merket med en P på vedlagte "Oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter". Som tidligere skal det sendes inn en revisjonsberetning sammen med hvert prosjektregnskap (om fritak for revisjon se nedenfor). ExtraStiftelsens mal for revisjonsberetning skal benyttes av alle revisorer. Prosjekter som gjennomføres ved institusjoner som er underlagt Riksrevisjonens kontroll, og dermed slipper innsending av revisjonsberetning til sine prosjektregnskap, må vedlegge en bekreftelse som signeres av budsjettansvarlig leder ved institusjonen. Dette vil i praksis stort sett gjelde for universiteter, høyskoler og statlige kompetansesentre. Mal for revisjonsberetning og Mal for attestasjon fra budsjettansvarlig leder for institusjoner underlagt Riksrevisjonens kontroll, finnes på ExtraStiftelsens nettsider www.extrastiftelsen.no. Begge skjemaene kan fylles ut elektronisk, eller eventuelt for hånd på utskrift. På nettsidene ligger det også en mer detaljert rettledning for revisorer. Søkerorganisasjonens ansvar Det er søkerorganisasjonen sentralt som står ansvarlig for all regnskapsrapportering i henhold til gjeldende krav. Dette gjelder uavhengig av om prosjektet gjennomføres sentralt eller lokalt i organisasjonen eller eventuelt i samarbeid med en ekstern instans. Søkerorganisasjonen er ansvarlig for at regnskapsskjema for det enkelte prosjekt og nødvendig informasjon blir sendt til prosjektene. Organisasjonen er også ansvarlig for at revisorer sentralt og lokalt får all nødvendig dokumentasjon og informasjon (se ellers under avsnittene om revisjon). Før innsending til ExtraStiftelsen skal organisasjonen sørge for at alle skjema er korrekt utfylt og underskrive på ”Oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter for regnskapsåret 2011”, som skal sendes inn sammen med prosjektregnskapene. Frist for innsending er 15. mars 2012. Ved for sent innsendte, manglende, eller mangelfullt utfylte regnskapsskjema må organisasjonen betale gebyrer. Oversikt over gebyrene finnes i vedlagte ”Reaksjoner ved avvik i regnskapsrapporteringen”. En organisasjon som ikke overholder gjeldende rapporteringskrav kan i hovedregelen ikke tildeles ny støtte. Dette vil i praksis si at organisasjonen mister retten til å søke om midler. Igangsettelse av prosjekter / overføring av ubrukte midler Midler bevilget ved tildelingen i 2010 skal benyttes til utgifter påløpt i 2011. Midlene kan ikke brukes til å dekke utgifter organisasjonen eller prosjektet har hatt i 2010 eller tidligere, eller settes av til utgifter etter prosjektperiodens utløp. Nye ettårige og flerårige prosjekter med bevilgningsår 2010 må være igangsatt i løpet av bruksåret 2011. Det skal fremgå av prosjektregnskapet at prosjektet er påbegynt, dvs at det er påløpt utgifter. Dersom prosjektet ikke er kommet i gang før utgangen av 2011 skal bevilgningen tilbakeføres ExtraStiftelsen, med mindre det er søkt og bekreftet at oppstart av prosjektet kan utsettes. Dersom et ettårig prosjekt med midler bevilget ved tildelingen i 2010 ikke avsluttes i løpet av 2011 på grunn av sen oppstart eller andre årsaker, kan organisasjonen overføre ubrukte midler til 2012, som da blir sluttår. Prosjektet må avsluttes i løpet av 2012. ExtraStiftelsen skal i slike tilfeller varsles om ny sluttdato. Dette må gjøres i egen epost eller brev så snart ny sluttdato er kjent. Ved bruk av sluttår blir det et ekstra regnskapsår. Regnskapsskjema for de overførte midlene blir tilsendt i desember 2012, med frist for innsending 15. mars 2013. Det samme forhold gjelder for flerårige prosjekter med siste bevilgningsår 2010. Dersom prosjektet ikke avsluttes i løpet av 2011, kan 2012 brukes som et sluttår. ExtraStiftelsen må varsles om ny sluttdato på samme måte som ovenfor. Det tillates i hovedregelen ikke at prosjektene forlenges utover sluttåret. En eventuell søknad om dispensasjon fra denne regelen må være sendt i god tid før årsskiftet 2011/2012. Ubrukte midler ved prosjektslutt Når det er ubrukte midler i prosjektet ved avslutning, må disse midlene returneres til ExtraStiftelsen snarest mulig, og senest innen samme tidsfrist som gjelder for innsending av prosjektregnskap, dvs 15. mars 2012. Innbetaling må merkes tydelig med prosjektidentifikasjon, dvs virksomhetsområde, prosjektnummer, prosjektnavn og søkerorganisasjon. Kontonummer 1644.08.49672 skal benyttes. Gjenstående prosjektmidler kan ikke overføres til andre prosjekter. Skjema for oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter Skjemaet ”Oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter for regnskapsåret 2011” lister opp alle prosjektene som søkerorganisasjonen har hatt midler til i 2011. Skjemaet skal underskrives av søkerorganisasjonens administrative leder og sendes inn sammen med prosjektregnskapene. Alle regnskapsskjemaer som kun finnes i papirversjon er merket med en P. Dersom søkerorganisasjonen i tillegg har prosjektregnskap som skal fylles ut gjennom søknadssystemet på web (se foran), er disse merket med en E. I slike tilfeller er det oversikten vedlagt i dette brevet som skal sendes inn i undertegnet form sammen med prosjektregnskapene, og ikke den oversikten som finnes i søknadssystemet. Underskriften bekrefter at samtlige av de oppførte prosjektregnskapene er undertegnet av prosjektleder og har en vedlagt revisjonsberetning etter ExtraStiftelsens mal, eller at det er attestert direkte på regnskapsskjemaene for de prosjekter som er fritatt for revisjon (se eget avsnitt nedenfor). På oversikten er det mulig å føye på kommentarer til det enkelte regnskap. Søkerorganisasjoner med kun ett prosjekt skal også levere dette skjemaet. Skjema for prosjektregnskap Alle prosjekter som har hatt midler fra ExtraStiftelsen til bruk i 2011, skal levere et årsregnskap. Til dette benyttes vedlagte ”Prosjektregnskap per 31.12.11” som er forhåndsutfylt med opplysninger fra prosjektet. Det er ikke anledning til å benytte annet skjema enn det tilsendte. Det er det leddet i organisasjonen som utfører prosjektet, eventuelt ekstern samarbeidspartner, som skal fylle ut skjemaet for sitt prosjekt. Nytt i år er at det må krysses av på regnskapsskjemaet om det er kontantprinsippet eller regnskapsprinsippet som er lagt til grunn for føringen av regnskapet. Oppdatert startdato og forventet sluttdato for prosjektet skal også påføres regnskapsskjemaet. Det er prosjektets samlede inntekter og utgifter det skal avlegges regnskap for, det vil si inklusive andre eventuelle tilskudd og inntekter til prosjektet. Det skal ikke avlegges regnskap for administrasjonstilskuddet på 10 % som følger bevilgningen, med mindre tilskuddet, eller deler av det, er tilført prosjektet. Inntekter og utgifter skal spesifiseres på eget ark eller det kan vedlegges et mer detaljert prosjektregnskap. Prosjektleder/forsker skal alltid signere direkte på regnskapsskjemaet. Søkerorganisasjonene må være nøye med at dette er samme person som er registrert som prosjektleder/forsker i ExtraStiftelsens prosjektdatabase. Registrert prosjektleder/forsker framgår øverst til venstre på hvert regnskapsskjema. Navnet påføres med penn dersom prosjektet ikke er registrert med prosjektleder, eller korrigeres dersom prosjektleder er endret. For forebyggings- og rehabiliteringsprosjekter er det tilstrekkelig å sende en melding om endringen, som inneholder ny prosjektleders navn, adresse, kompetanse med mer. For forskningsprosjekter må det søkes om endring av forsker, vedlagt CV. Revisjonsberetning for det enkelte prosjekt Revisjon av det enkelte prosjekt må foretas av registrert eller statsautorisert revisor. ExtraStiftelsens egen mal for revisjonsberetning skal benyttes. For de prosjekter organisasjonen driver sentralt er det naturlig at organisasjonens faste revisor tar seg av oppgaven. I de tilfellene en ekstern samarbeidspartner, eller et annet organisasjonsledd enn det sentrale leddet driver prosjektet, vil det være mest aktuelt at det er denne instansens faste revisor som benyttes til å revidere prosjektregnskapet. Revisors hovedoppgave er å gjennomføre en kontroll for å se at midlene er brukt forsvarlig. Revisor skal se om prosjektregnskapet gjenspeiler virkeligheten og at den økonomiske statusen i prosjektet står i forhold til opprinnelig budsjett i søknaden, eventuelt et korrigert og godkjent budsjett. For å utføre dette arbeidet skal revisor så snart som mulig informeres om innvilgede prosjekter slik at det kan utarbeides en plan for revisjon. Søkerorganisasjonen har ellers ansvar for å tilrettelegge for revisors arbeid ved fortløpende å oversende all relevant korrespondanse og dokumentasjon i prosjektet/prosjektene. Kontrollgrunnlaget er: • Prosjektsøknad med opprinnelig budsjett • ExtraStiftelsens forutsetning/kommentar til bevilgningen • Godkjente endringer fra ExtraStiftelsen som påvirker opprinnelig budsjett • Regler for regnskapsrapportering på: www.extrastiftelsen.no/til-mottakere/regnskap-og-rapportering Kontrollgrunnlaget framgår også av ExtraStiftelsens mal for revisjonsberetning. Denne fylles ut elektronisk, lagres på egen PC, skrives ut på revisors brevark, underskrives og vedlegges prosjektregnskapet. Malen finnes på www.extrastiftelsen.no, sammen med en mer detaljert rettledning for revisor. Malen er godkjent av revisjonskomitéen i Den norske Revisorforening og er lagt ut på foreningens nettside: : http://www.revisorforeningen.no/a9536850/revisors-beretning--eksempler. Prosjekter som er fritatt for revisjon Prosjekter med en totalinntekt i 2011 (samlede inntekter fra alle finansieringskilder) på 80.000 kroner eller mindre, er i hovedregelen fritatt for revisjon. Det er likevel full regnskapsplikt for slike prosjekter, og regnskapet skal underskrives av to personer der den ene skal være prosjektlederen og den andre en tillitsvalgt tilknyttet prosjektet. Enkelte prosjekter gjennomføres ved institusjoner underlagt Riksrevisjonens kontroll. Slike prosjekter kan fritas for kravet om revisjon. Betingelsen er at regnskapet er attestert av den aktuelle institusjonens budsjettansvarlige leder på eget skjema (se under). Skjema for attestasjon fra budsjettansvarlig leder ”Skjema for attestasjon fra budsjettansvarlig leder ved institusjon underlagt Riksrevisjonens kontroll” vil i hovedsak være aktuelt for universiteter, høyskoler og statlige kompetansesentre. Denne fylles ut elektronisk, lagres på egen PC, skrives ut på institusjonens eget brevark, underskrives og vedlegges prosjektregnskapet. Tidligere var det tilstrekkelig at budsjettansvarlig leder signerte direkte på regnskapsskjemaet, men skjemaet var i mange tilfeller signert av andre enn budsjettansvarlig leder, og måtte returneres for ny underskrift. I tillegg er det nå konkret presisert hva budsjettansvarlig leder garanterer med sin underskrift, på tilsvarende måte som med kontrollgrunnlaget i revisjonsberetningen. Hvordan unngå feil? Vedlagt følger en oversikt over de vanligste feil og mangler som har framkommet ved tidligere års regnskapsrapportering. Ved å unngå tilsvarende feil slipper søkerorganisasjonen ekstraarbeidet med regnskapsskjemaer som kommer i retur fra ExtraStiftelsen. Huskeliste for organisasjonen • Kun tilsendte originalskjema og utskrift fra søknadssystemet skal benyttes. Egenproduserte skjemaer godkjennes ikke, og sendes i retur. • Beslutninger fra ExtraStiftelsen som medfører at opprinnelig budsjett i søknaden endres, må gjøres kjent for revisor før revisjonen utføres. • Dette brevet om regnskapsrapportering er lagt ut på nettsiden til ExtraStiftelsen www.extrastiftelsen.no • Det rådes til å ta kopi av alle vedlagte skjema før de videresendes prosjektlederne. Erfaringen er at det kan oppstå feil i utfyllingen eller at de blir borte underveis. Ved uklarheter eller spørsmål, ta kontakt med vårt sekretariat. Lykke til med arbeidet! Med vennlig hilsen ExtraStiftelsen Stig R. Lidsheim /s/ Jan Melby /s/ økonomileder fagsjef VEDLEGG: Retningslinjer for fordeling av midler 2011 Oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter for regnskapsåret 2011 (fylles ut og undertegnes av søkerorganisasjonen) Skjema for prosjektregnskap 2011 (til søkerorganisasjonens prosjekter) Eksempler på vanlige feil og mangler i regnskapsrapporteringen Reaksjoner ved avvik i regnskapsrapporteringen Mal for revisjonsberetning Mal for attestasjon fra budsjettansvarlig leder ved institusjon underlagt Riksrevisjonens kontroll |
Extra-spillet
ExtraStiftelsen eier og fordeler overskuddet fra TV-spillet Extra. Overskuddet var i 2011 på 220 millioner kroner. Det fordeles til frivillige organisasjoners helseprosjekter
Extra drives av Norsk Tipping. Trekningene vises på NRK1 hver tirsdag kveld.
Les mer