Dobbeltfinansiering
Det er vanlig å sende søknad om støtte for samme prosjekt til flere finansieringskilder. Dersom du oppnår støtte til ditt prosjekt også fra en annen kilde, skal denne kilden velges, og midlene fra ExtraStiftelsen skal tilbakebetales. Dersom det er søkt midler flere steder, må du vente med å ta i bruk midlene fra ExtraStiftelsen til svar fra disse er mottatt.

Rammer for prosjektet
Den opprinnelige søknaden, med budsjett og prosjektbeskrivelse, ligger til grunn for tildelingen og danner rammene for prosjektgjennomføringen. Fagutvalget har i noen tilfeller gitt spesielle kommentarer og forutsetninger til prosjektet – det er viktig at også disse følges.

Kontrakt
Søkerorganisasjons (prosjekteiers) og prosjektleders (prosjektansvarligs) forpliktelser er utdypet i ”Tildelingsbrev” og ”Retningslinjer for fordeling av midler 2011".

Ved prosjekter gjennomført ved institusjoner underlagt Riksrevisjonens kontroll skal det inngås kontrakt mellom søkerorganisasjonen, som eier av prosjektet, og institusjonen som gjennomfører prosjektet. Kontrakten skal forplikte institusjonen til å innfri alle rapporteringsfrister, avgi attestert prosjektregnskap, samt spesifikasjon av lønnsmidler brukt i prosjektet.

I alle forskningsprosjekter skal det inngås kontrakt mellom søkerorganisasjon, forskningsinstitusjon og forsker som omhandler rettigheter, plikter og økonomiske disponeringer. For øvrig anbefales det å inngå kontrakter både med eksterne og interne prosjekter og/eller institusjoner innen alle virksomhetsområdene.

ExtraStiftelsen har ingen mal på kontrakt, men dersom noen ønsker tips og råd om hva som kan og bør være med, kan de ta kontakt med Rådet for psykisk helse eller Hørselshemmedes Landsforbund (HLF) som har har god erfaring med kontraktinngåelse og har sagt seg villige til å gi råd. Vi minner forøvrig om at det kan være nyttig å tenke over og kontraktfeste hvem som skal betale for revisjon.

Innen forskning gis midler primært til å dekke lønn, sosiale utgifter og et driftstillegg til stipendiat- eller postdoktor stilling. Enkelte forhold, som lønnsbetingelser ved svangerskapspermisjon, bruk av driftsmidler og annet, kan med fordel avklares og kontraktfestes.

Endringer i prosjektet
Endringer og omdisponeringer i forhold til opprinnelig prosjektsøknad skal søkes ExtraStiftelsen.

Ved mindre omprioriteringer som ikke endrer selve prosjektet, skal ExtraStiftelsen underrettes. Dette gjelder eksempelvis ved forsinket start, lengre sykdomsforløp eller permisjoner som forsinker prosjektgjennomføringen, utenlandsopphold og forsinket sluttdato. Det gjelder også ved bytte av prosjektleder innen forebygging og rehabilitering. 

Innen forskning skal det alltid søkes på forhånd ved bytte av stipendiat, postdoktor og/eller veileder. Fagutvalget for forskning behandler søknaden.

Ved oppstart i forskningsprosjekter
Det er et vilkår for tiltredelse i stilling som stipendiat at kandidaten får opptak til doktorgradsprogram. Opptak til doktorgradsprogram skal være godkjent og avtalefestet senest tre måneder etter tiltredelse. Bekreftelse på at dette er i orden bes innsendt så fort det er klart.

Prosjekter som er innvilget midler til postdoktor stilling, kan ikke begynne før doktorgradsavhandlingen er godkjent.