ExtraStiftelsen er en stiftelse bestående av 28 frivillige organisasjoner, som eier og fordeler overskuddet fra Extra-spillet.
Overskuddet går til frivillige organisasjoners helseprosjekter.
| Regler for regnskapsrapportering |
|
Alle organisasjoner skal innen 15. mars 2012 rapportere om bruken av prosjektmidler for 2011. Nedenfor blir gjeldende regler og krav for regnskapsrapportering som framgår av tildelingsbrev/kontrakt og av Retningslinjer for fordeling av midler, utdypet. Til rapporteringen er det utarbeidet fire ulike skjemaer: • Regnskapsskjema for det enkelte prosjekt (Prosjektregnskap) • Mal for revisjonsberetning • Mal for attestasjon fra budsjettansvarlig leder for institusjoner underlagt Riksrevisjonens kontroll • Oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter for regnskapsåret 2011 Følgende begrep brukt videre trenger en forklaring: • Bevilgningsår = Året søknaden behandles • Bruksår = Året bevilgningen er gitt for • Sluttår = Året prosjektet må være avsluttet (året etter siste bruksår) Elektronisk regnskapsrapportering ExtraStiftelsen er i gang med omlegging til elektronisk regnskapsrapportering. For årets regnskapsrapportering innebærer dette at prosjektregnskapet for de fleste prosjekter fylles ut i søknadssystemet på ExtraStiftelsens nettsider, etter pålogging med brukernavn og passord. Når regnskapet er utfylt genereres det en pdf-versjon, som skrives ut, underskrives og sendes inn slik som tidligere, det vil si per brev. Nødvendige bilag vedlegges. Dette gjelder alle prosjekter som er søkt elektronisk. I søknadssystemet vil det finnes en "Oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter", som også skal skrives ut, signeres av organisasjonen, og sendes inn sammen med regnskapsskjemaene. Det er fortsatt prosjekter som har søkt på papirsøknad, og organisasjoner med slike prosjekter vil få tilsendt de aktuelle regnskapsskjemaene på papir. Som tidligere skal det sendes inn en revisjonsberetning sammen med hvert prosjektregnskap (om fritak for revisjon se nedenfor). ExtraStiftelsens mal for revisjonsberetning skal benyttes av alle revisorer. Prosjekter som gjennomføres ved institusjoner som er underlagt Riksrevisjonens kontroll, og dermed slipper innsending av revisjonsberetning til sine prosjektregnskap, må vedlegge en bekreftelse som signeres av budsjettansvarlig leder ved institusjonen. Dette vil i praksis stort sett gjelde for universiteter, høyskoler og statlige kompetansesentre. Mal for revisjonsberetning og Mal for attestasjon fra budsjettansvarlig leder for institusjoner underlagt Riksrevisjonens kontroll, er tilgjengelig her på nettsiden og kan fylles ut elektronisk, eller for hånd på utskrift. Her finnes også en mer detaljert rettledning for revisorer. Søkerorganisasjonens ansvar Det er søkerorganisasjonen sentralt som står ansvarlig for all regnskapsrapportering i henhold til gjeldende krav. Dette gjelder uavhengig av om prosjektet gjennomføres sentralt eller lokalt i organisasjonen eller eventuelt i samarbeid med en ekstern instans. Søkerorganisasjonen er ansvarlig for at alle prosjektledere (søkere) blir varslet om at regnskapsskjemaene for 2011 er klargjort, og at de får all nødvendig informasjon. Det går en epost til hver enkelt søkerorganisasjons administrator i søknadssystemet når det er klart for regnskapsrapportering. Det skjer i begynnelsen av desember hvert år. Administrator må da sjekke at alle regnskapsskjemaene står oppført med riktig søker, evt endre der det er feil, og varsle alle som skal regnskapsrapportere enten ved e-post, brev, telefon eller sms om rapporteringen. Systemet sender ingen automatisk e-post til søker om at det er klart for regnskapsrapportering. Prosjektleder (søker) finner regnskapsskjemaet i sin Innboks i det elektroniske søknadssystemet, etter pålogging med brukernavn og passord. Organisasjonen er også ansvarlig for at eventuelle regnskapsskjemaer på papir blir videresendt til prosjektleder, og at revisorer sentralt og lokalt får all nødvendig dokumentasjon og informasjon (se ellers under avsnittene om revisjon). Før innsending per brev til ExtraStiftelsen skal organisasjonen sørge for at alle skjema er korrekt utfylt og underskrive på ”Oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter for regnskapsåret 2011”, som skal sendes inn sammen med prosjektregnskapene. Frist for innsending er 15. mars 2012. Ved for sent innsendte, manglende, eller mangelfullt utfylte regnskapsskjema må organisasjonen betale gebyrer. Oversikt over gebyrene finnes i ”Reaksjoner ved avvik i regnskapsrapporteringen”. En organisasjon som ikke overholder gjeldende rapporteringskrav kan i hovedregelen ikke tildeles ny støtte. Dette vil i praksis si at organisasjonen mister retten til å søke om midler. Det er foreløpig ikke lagt opp til noen løsning for elektronisk innsending til ExtraStiftelsen. Det finnes likevel en "Send inn"-knapp på regnskapsskjemaene. Ved hjelp av den kan prosjektleder sende inn til søkerorganisasjonen, og søkerorganisasjonen kan sende ferdige regnskapsskjema videre til Arkiv for å tømme Innboksen. Det finnes også en knapp som gir søkerorganisasjonen mulighet til å sende regnskapsskjemaet tilbake til prosjektleder for korrigering. Igangsettelse av prosjekter / overføring av ubrukte midler Midler bevilget ved tildelingen i 2010 skal benyttes til utgifter påløpt i 2011. Midlene kan ikke brukes til å dekke utgifter organisasjonen eller prosjektet har hatt i 2010 eller tidligere, eller settes av til utgifter etter prosjektperiodens utløp. Nye ettårige og flerårige prosjekter med bevilgningsår 2010 må være igangsatt i løpet av bruksåret 2011. Det skal fremgå av prosjektregnskapet at prosjektet er påbegynt, dvs at det er påløpt utgifter. Dersom prosjektet ikke er kommet i gang før utgangen av 2011 skal bevilgningen tilbakeføres ExtraStiftelsen, med mindre det er søkt og bekreftet at oppstart av prosjektet kan utsettes. Dersom et ettårig prosjekt med midler bevilget ved tildelingen i 2010 ikke avsluttes i løpet av 2011 på grunn av sen oppstart eller andre årsaker, kan organisasjonen overføre ubrukte midler til 2012, som da blir sluttår. Prosjektet må avsluttes i løpet av 2012. ExtraStiftelsen skal i slike tilfeller varsles om ny sluttdato. Dette må gjøres i egen epost eller brev så snart ny sluttdato er kjent. Ved bruk av sluttår blir det et ekstra regnskapsår. Regnskapsskjema for de overførte midlene blir klargjort i desember 2012, med frist for innsending 15. mars 2013. Det samme forhold gjelder for flerårige prosjekter med siste bevilgningsår 2010. Dersom prosjektet ikke avsluttes i løpet av 2011, kan 2012 brukes som et sluttår. ExtraStiftelsen må varsles om ny sluttdato på samme måte som ovenfor. Det tillates i hovedregelen ikke at prosjektene forlenges utover sluttåret. En eventuell søknad om dispensasjon fra denne regelen må være sendt i god tid før årsskiftet 2011/2012. Ubrukte midler ved prosjektslutt Når det er ubrukte midler i prosjektet ved avslutning, må disse midlene returneres til ExtraStiftelsen snarest mulig, og senest innen samme tidsfrist som gjelder for innsending av prosjektregnskap, dvs 15. mars 2012. Innbetaling må merkes tydelig med prosjektidentifikasjon, dvs virksomhetsområde, prosjektnummer, prosjektnavn og søkerorganisasjon. Kontonummer 1644.08.49672 skal benyttes. Gjenstående prosjektmidler kan ikke overføres til andre prosjekter. Skjema for oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter Skjemaet ”Oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter for regnskapsåret 2011” lister opp alle prosjektene som søkerorganisasjonen har hatt midler til i 2011. Skjemaet finnes på søkerorganisasjonens administrasjonsside ved innlogging i søknadssystemet på www.extrastiftelsen.no, og skal skrives ut, underskrives av søkerorganisasjonens administrative leder, og sendes inn sammen med prosjektregnskapene. Dersom søkerorganisasjonen i tillegg har prosjektregnskap som kun finnes i papirversjon har disse blitt tilsendt per brev av 13.12.11. Det vil i praksis gjelde de fleste prosjekter innvilget for første gang i 2007, og alle fra 2006 og tidligere. I brevet vil også skjemaet "Oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter for regnskapsåret 2011" ligge. I oversikten er alle regnskapsskjemaer som kun finnes i papirversjon merket med en P, og regnskapsskjemaer som finnes i elektronisk versjon merket med en E. Når man har fått tilsendt "Oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter for regnskapsåret 2011" per brev, er det den oversikten som skal sendes inn i undertegnet form sammen med prosjektregnskapene, og ikke den oversikten som finnes i søknadssystemet. Underskriften bekrefter at samtlige av de oppførte prosjektregnskapene er undertegnet av prosjektleder og har en vedlagt revisjonsberetning etter ExtraStiftelsens mal, eller at det er attestert direkte på regnskapsskjemaene for de prosjekter som er fritatt for revisjon (se eget avsnitt nedenfor). På oversikten er det mulig å føye på kommentarer til det enkelte regnskap. Søkerorganisasjoner med kun ett prosjekt skal også levere dette skjemaet. Skjema for prosjektregnskap Alle prosjekter som har hatt midler fra ExtraStiftelsen til bruk i 2011, skal levere et årsregnskap. Til dette benyttes skjemaet prosjektleder (søker) finner i sin Innboks etter pålogging i søknadssystemet på www.extrastiftelsen.no. Det er det leddet i organisasjonen som utfører prosjektet, eventuelt ekstern samarbeidspartner, som skal fylle ut skjemaet for sitt prosjekt. Når utfyllingen er ferdig, genereres det et pdf-dokument som skal skrives ut og signeres av prosjektleder. Deretter sendes regnskap med bilag til revisor, slik som tidligere, og revisor skriver en beretning etter ExtraStiftelsens mal. Prosjektleder sender regnskap og revisjonsberetning til søkerorganisasjonen, som videresender alle sine prosjektregnskap samlet til ExtraStiftelsen innen fristen 15.03.2012. Det er prosjektets samlede inntekter og utgifter det skal leveres regnskap for, det vil si inklusive andre eventuelle tilskudd og inntekter til prosjektet. Det skal ikke avlegges regnskap for administrasjonstilskuddet på 10 % som følger bevilgningen, med mindre tilskuddet, eller deler av det, er tilført prosjektet. Inntekter og utgifter skal spesifiseres på eget ark eller det kan vedlegges et mer detaljert prosjektregnskap. Nytt i år er at det må krysses av på regnskapsskjemaet om det er kontantprinsippet eller regnskapsprinsippet som er lagt til grunn for føringen av regnskapet. Oppdatert startdato og forventet sluttdato for prosjektet skal også påføres regnskapsskjemaet. Prosjektleder/forsker skal alltid signere direkte på regnskapsskjemaet. Søkerorganisasjonene må være nøye med at dette er samme person som er registrert som prosjektleder/forsker i ExtraStiftelsens prosjektdatabase. Registrert prosjektleder/forsker framgår øverst til venstre på hvert regnskapsskjema. Navnet påføres med penn dersom prosjektet ikke er registrert med prosjektleder, eller korrigeres dersom prosjektleder er endret. For forebyggings- og rehabiliteringsprosjekter er det tilstrekkelig å sende en melding om endringen, som inneholder ny prosjektleders navn, adresse, kompetanse med mer. For forskningsprosjekter må det søkes om endring av forsker, vedlagt CV. Det anbefales at prosjektleder også sender inn regnskapsskjemaet elektronisk til søkerorganisasjonen, ved å benytte ”Send inn”-knappen. Når søkerorganisasjonen har mottatt regnskapsskjemaet i sin Innboks kan administrator benytte ”Send inn”-knappen for å videresende skjemaet til Arkiv. Skjemaet kan hentes opp igjen fra Arkiv ved behov. Det understrekes at det ikke finnes noen elektronisk innsendingsmulighet til ExtraStiftelsen. All innsending av prosjektregnskap og nødvendige vedlegg skjer per brev i papirformat. Noen regnskapsskjema er kun tilgjengelige i papirversjon og er tilsendt søkerorganisasjonen per brev (se over). Det er ikke anledning til å benytte annet skjema enn ExtraStiftelsens oppsett. Revisjonsberetning for det enkelte prosjekt Revisjon av det enkelte prosjekt må foretas av registrert eller statsautorisert revisor. ExtraStiftelsens egen mal for revisjonsberetning skal benyttes. For de prosjekter organisasjonen driver sentralt er det naturlig at organisasjonens faste revisor tar seg av oppgaven. I de tilfellene en ekstern samarbeidspartner, eller et annet organisasjonsledd enn det sentrale leddet driver prosjektet, vil det være mest aktuelt at det er denne instansens faste revisor som benyttes til å revidere prosjektregnskapet. Revisors hovedoppgave er å gjennomføre en kontroll for å se at midlene er brukt forsvarlig. Revisor skal se om prosjektregnskapet gjenspeiler virkeligheten og at den økonomiske statusen i prosjektet står i forhold til opprinnelig budsjett i søknaden, eventuelt et korrigert og godkjent budsjett. For å utføre dette arbeidet skal revisor så snart som mulig informeres om innvilgede prosjekter slik at det kan utarbeides en plan for revisjon. Søkerorganisasjonen har ellers ansvar for å tilrettelegge for revisors arbeid ved fortløpende å oversende all relevant korrespondanse og dokumentasjon i prosjektet/prosjektene. Kontrollgrunnlaget er: • Prosjektsøknad med opprinnelig budsjett • ExtraStiftelsens forutsetning/kommentar til bevilgningen • Godkjente endringer fra ExtraStiftelsen som påvirker opprinnelig budsjett • Regler for regnskapsrapportering på: www.extrastiftelsen.no/til-mottakere/regnskap-og-rapportering Kontrollgrunnlaget framgår også av ExtraStiftelsens mal for revisjonsberetning. Denne fylles ut elektronisk, lagres på egen PC, skrives ut på revisors brevark, underskrives og vedlegges prosjektregnskapet. Malen finnes på www.extrastiftelsen.no, sammen med en mer detaljert rettledning for revisor. Malen er godkjent av revisjonskomitéen i Den norske Revisorforening og er lagt ut på foreningens nettside http://www.revisorforeningen.no/a9536850/revisors-beretning--eksempler. Prosjekter som er fritatt for revisjon Prosjekter med en totalinntekt i 2011 (samlede inntekter fra alle finansieringskilder) på 80.000 kroner eller mindre, er i hovedregelen fritatt for revisjon. Det er likevel full regnskapsplikt for slike prosjekter, og regnskapet skal underskrives av to personer der den ene skal være prosjektlederen og den andre en tillitsvalgt tilknyttet prosjektet. Enkelte prosjekter gjennomføres ved institusjoner underlagt Riksrevisjonens kontroll. Slike prosjekter kan fritas for kravet om revisjon. Betingelsen er at budsjettansvarlige leder ved den aktuelle institusjonen har attestert på eget skjema (se under). Skjema for attestasjon fra budsjettansvarlig leder ”Skjema for attestasjon fra budsjettansvarlig leder ved institusjon underlagt Riksrevisjonens kontroll” er i år innført som en prøveordning, og vil i hovedsak være aktuelt for universiteter, høyskoler og statlige kompetansesentre. Denne fylles ut elektronisk, lagres på egen PC, skrives ut på institusjonens eget brevark, underskrives og vedlegges prosjektregnskapet. Tidligere var det tilstrekkelig at budsjettansvarlig leder signerte direkte på regnskapsskjemaet, men skjemaet var i mange tilfeller signert av andre enn budsjettansvarlig leder, og måtte returneres for ny underskrift. I tillegg er det nå konkret presisert hva budsjettansvarlig leder garanterer med sin underskrift, på tilsvarende måte som med kontrollgrunnlaget i revisjonsberetningen. Hvordan unngå feil? Eksempler på de vanligste feil og mangler som har framkommet ved tidligere års regnskapsrapportering kan være lurt å ta en titt på. Ved å unngå tilsvarende feil slipper søkerorganisasjonen ekstraarbeidet med regnskapsskjemaer som kommer i retur fra ExtraStiftelsen. Huskeliste for organisasjonen • Utfylte regnskapsskjemaer, revisjonsberetninger, attestasjoner og undertegnet ”Oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter for regnskapsåret 2011” sendes inn samlet innen 15. mars 2012. Husk også å sende med alle skjemaer som kun finnes i papirversjon. • Kun utskrift fra søknadssystemet og eventuelle tilsendte papirskjema skal benyttes. Egenproduserte skjemaer godkjennes ikke, og sendes i retur. • Eventuelle beslutninger fra ExtraStiftelsen som medfører at opprinnelig budsjett i søknaden endres, må gjøres kjent for revisor før revisjonen utføres. • Etter at årets regnskapsrapportering er avsluttet er det lurt å benytte "Send inn"-knappen i hvert enkelt regnskapsskjema for å sende skjemaet til Arkiv. Ved uklarheter eller spørsmål, ta kontakt med vårt sekretariat. Kontaktpersoner: Økonomileder Stig R. Lidsheim, fagsjef forebygging Jan Melby, fagsjef forskning Eli Drivdal og fagsjef rehabilitering Jan H. Gulbrandsen. Lykke til med arbeidet! ExtraStiftelsen 13.12.11 VIKTIGE DOKUMENTER I RAPPORTERINGEN: Retningslinjer for fordeling av midler 2011 Eksempler på vanlige feil og mangler i regnskapsrapporteringen Reaksjoner ved avvik i regnskapsrapporteringen Mal for revisjonsberetning Mal for attestasjon fra budsjettansvarlig leder ved institusjon underlagt Riksrevisjonens kontroll Grunnlag for beregning av forskningsstøtte 2011 I tillegg er selvsagt selve prosjektregnskapet og oversikten over organisasjonens regnskapsrapporter, de mest sentrale dokumentene. Se avsnittene "Skjema for prosjektregnskap" og "Skjema for oversikt over organisasjonens regnskapsrapporter" over. |
Extra-spillet
ExtraStiftelsen eier og fordeler overskuddet fra TV-spillet Extra. Overskuddet var i 2011 på 220 millioner kroner. Det fordeles til frivillige organisasjoners helseprosjekter
Extra drives av Norsk Tipping. Trekningene vises på NRK1 hver tirsdag kveld.
Les mer