Retningslinjer for fordeling av midler

1. ExtraStiftelsen Helse og Rehabilitering og TV-spillet Extra - Formål
ExtraStiftelsen Helse og Rehabilitering ble stiftet i 1993 (dengang med navnet Stiftelsen Helse og Rehabilitering) for å etablere et landsomfattende TV-spill med formål å fordele overskuddet til den frivillige helse- og/eller rehabiliteringsrelaterte virksomhet i Norge. Spillet ble igangsatt høsten 1996 under navnet Extra. Overskuddet av TV-spillet Extra forvaltes av ExtraStiftelsen.

Av ExtraStiftelsens vedtekter framgår at det kan tildeles støtte innenfor følgende formål:

    * Fysisk og psykisk helse
    * Forebyggende arbeid
    * Forskning innenfor disse formålene

ExtraStiftelsens helseforståelse innebærer at stiftelsen støtter tiltak og prosjekter som fremmer fysisk og psykisk helse, mestring og livskvalitet.

2. Hvem kan søke om midler?
Norske frivillige, humanitære/ideelt samfunnsnyttige organisasjoner med helse- og/eller rehabiliteringsrelaterte formål og funksjonshemmedes interesseorganisasjoner kan søke om midler til prosjekter som retter seg mot målgrupper i Norge. Det stilles ikke krav til medlemskap i ExtraStiftelsen for å kunne søke.

Søkerorganisasjoner må ha en demokratisk styringsstruktur, og være etablert med eget styre og ha godkjente vedtekter i minst to år før søknad om godkjenning som søkerorganisasjon kan fremmes for ExtraStiftelsen. Slik søknad må være fremmet senest 1. mai det året man ønsker å søke om prosjektmidler. Med mindre annet følger av annen lovgivning, forutsettes det at søkerorganisasjonens styre består av minst tre personer og at Forvaltningslovens regler om habilitet er lagt til grunn for styrets sammensetning og virksomhet. Søkerorganisasjonen må videre ha registrert eller statsautorisert revisor, og må være registrert med eget organisasjonsnummer i Enhetsregisteret. Lag og foreninger som er tilknyttet en organisasjon, må søke gjennom det sentrale leddet (søkerorganisasjonen).

Stiftelser og andre eiersammenslutninger der frivillige organisasjoner er medvirkende, men offentlige myndigheter er hovedinteressent, fagorganisasjoner, partipolitiske organisasjoner og lignende kan ikke stå som søker.

3. Virksomhetsområder det kan søkes midler til
Det kan søkes om midler til definerte prosjekter. Det bevilges midler til tre
virksomhetsområder:
    * Forebygging
    * Rehabilitering
    * Forskning

Søknadene kan rette seg mot:
    * Somatisk helse
    * Psykisk helse
    * Tiltak for funksjonshemmede, kronisk syke og pårørende
    * Tiltak for bedrede levekår
    * Andre helseområder

Forebyggende virksomhet omfatter også tiltak som kan øke den enkeltes livskvalitet og bidra til omsorg og trivsel.

Rehabilitering omfatter også habilitering, og behandlingstiltak som inngår i et rehabiliteringsopplegg.

Følgende forskningsområder skal vektlegges: Anvendt forskning, herunder utvikling av nye behandlingsmetoder, forebygging av fysisk og psykisk sykdom, rehabilitering/habilitering av funksjonshemmede og kronisk syke.

4. Formelle krav til søkerne
Det foreligger eget elektronisk søknadsskjema for hvert av virksomhetsområdene. Søknadsskjema er tilgjengelig for godkjente søkerorganisasjoner på www.extrastiftelsen.no. Søkerorganisasjonen gir tilgang til søknadsskjema til sine søkere. Det er for samme organisasjon anledning til å søke innenfor flere virksomhetsområder og helseområder. Organisasjonen/søkeren definerer selv hvilket virksomhetsområde søknaden faller innenfor, jfr punkt 3.

Søkerorganisasjonen vil være ansvarlig overfor ExtraStiftelsen for de søknader som blir innvilget. Søkerorganisasjonen må derfor vurdere søknadene ut fra egne målsettinger og krav til kvalitet, og ta standpunkt til om søknadene skal sendes videre til ExtraStiftelsen. Dette gjelder også for søknader som fremmes gjennom organisasjonen av andre.

Søkerorganisasjonen koordinerer prosjektsøknadene og oversender disse til ExtraStiftelsen innen søknadsfristen 15. juni.

De oversendte søknadene behandles individuelt av ExtraStiftelsen ut fra faglige kriterier.

5. Faglige kvalitetskrav til søknadene
Kvalitet er en forutsetning for å få tildelt midler. Følgende krav stilles til prosjektets faglige kvalitet:
    * Faglig kompetanse i styringen av prosjektet
    * Klare mål og forventede resultater
    * Gjennomførbarhet
    * Tidsplan for gjennomføringen
    * Budsjett og finansieringsplan for de år som prosjektet skal vare

I søknadsskjemaet skal det gis et kort sammendrag av prosjektet. En utfyllende prosjektbeskrivelse som oppfyller faglige krav må inngå i søknaden.

Det er ønskelig at større prosjekter evalueres. Det kan søkes om midler til ekstern evaluering i søknaden om prosjektmidler, eller det kan fremmes egen søknad. Opplegg for evaluering må beskrives og begrunnes.

Ved søknader om midler til forskning, forutsettes søkerorganisasjonene å garantere for forskningens faglige kvalitet gjennom sin anbefaling av søknaden, samt at søknaden fyller krav til vitenskapelig metode. Søknader om tildeling av midler til forskning må fremmes i et enkelt og lett forståelig språk. Forskningens formål må komme klart fram av søknaden, samt hvilken nytte forskningen vil ha for enkeltindivid og samfunn.

6. Krav til rapportering og regnskap
Når det er gitt tilsagn om midler til prosjekter fra ExtraStiftelsen, må søkerorganisasjonene snarest bekrefte aksept av retningslinjer og øvrige vilkår. Slik aksept må være mottatt av ExtraStiftelsen senest 1. mars året etter bevilgningsåret. Etter denne dato bortfaller bevilgningen.

Organisasjoner som mottar midler til prosjekter er forpliktet til å rapportere om bruken i henhold til de til enhver tid gjeldende krav. Søkerorganisasjonen er ansvarlig for kontroll og rapportering innenfor angitte tidsfrister for sine lag, foreninger og eksterne samarbeidspartnere.

Søkerorganisasjonen plikter at all utadrettet informasjon i tilknytning til prosjekter opplyser om ExtraStiftelsens medvirkning. ExtraStiftelsen har rett til å informere om prosjekter og de oppnådde resultater.

Ved kreditering i internasjonale fora skal følgende engelske navn på ExtraStiftelsen benyttes: "Norwegian ExtraFoundation for Health and Rehabilitation".

Framdriftsrapport:
For flerårige prosjekter skal det i søknad om støtte for år 2 og år 3 avgis en framdriftsrapport innen søknadsfristen 15. juni.

Sluttrapport:
Når et prosjekt som har mottatt midler er avsluttet, skal søkerorganisasjonen levere en sluttrapport. Sammen med sluttrapporten skal det vedlegges en kortfattet og publikumsvennlig sammendragsrapport.

Søkerorganisasjonen skal sende inn sluttrapporter innen 15. februar hvert år.

Årsregnskap:
For både ettårige og flerårige prosjekter skal søkerorganisasjonen hvert år avgi revidert årsregnskap per 31. desember inntil prosjektet er avsluttet.

Søkerorganisasjonen skal sende inn reviderte årsregnskap for prosjekter til ExtraStiftelsen innen 15. mars hvert år. Revisjon må være foretatt av registrert eller statsautorisert revisor. Prosjekter med en årlig totalbevilgning på 80.000 kroner eller mindre, fritas for krav om revisjon.

Gjenstår det ubrukte midler når prosjektet avsluttes, skal disse tilbakeføres ExtraStiftelsen snarest mulig og senest innen fristen for regnskapsrapportering.

Alle prosjekter må være påbegynt året etter søknadsåret. I prosjektperioden kan ubrukte midler per 31. desember overføres til neste år.

En organisasjon som ikke har sendt rapporter innen angitte frister, kan i hovedregelen ikke tildeles ny støtte.

7. Generelle fordelingskriterier
Ved fordeling innenfor rammene av formålet, jfr vedtektene § 3 b, skal det legges vekt på:
    * At midlene stimulerer til ny virksomhet innen de definerte formål
    * At midlene bidrar til å løse uløste helse- og rehabiliteringsoppgaver i samfunnet
    * Omfanget av helseproblemet i samfunnet, og at mange er eller kan bli rammet
    * Helseproblemets alvorlighetsgrad og kompleksitet
    * Tiltak for barn, unge og eldre
    * Prosjekter med brukermedvirkning og brukerstyring
    * Prosjekter som stimulerer til samarbeid mellom frivillige organisasjoner, og mellom frivillige organisasjoner og ulike fagmiljøer
    * Gode planer for informasjon om prosjektarbeidet og for formidling av prosjektresultater

Ved fordeling av midler skal det tilstrebes en balanse mellom små og store prosjekter og en geografisk fordeling.

Tildeling av midler kan gis til flerårige prosjekter. Et flerårig prosjekt forutsetter progresjon i hele søknadsperioden. Det bevilges midler for ett år av gangen og det må søkes på nytt om midler til år 2 og år 3. Ved manglende framdrift i prosjektet, betydelige avvik eller endret målsetting kan støtten avkortes eller opphøre. I hovedregelen gis det ikke støtte til samme prosjekt utover tre år.

Det er anledning til å søke om midler til forprosjekter. Innen virksomhetsområdet forskning er dette i hovedregelen begrenset til forprosjekter der siktemålet er å fremme samarbeid mellom organisasjoner og/eller fagmiljøer om forskningsprosjekter.

Kvalitet er en forutsetning for tildeling av midler. Såfremt det et år ikke foreligger tilstrekkelig antall kvalitetsmessig tilfredsstillende søknader reduseres den totale bevilgningsrammen. Styret kan også ut fra antallet søknader, søknadenes innhold, tidligere utdelinger til angitt virksomhetsområde med videre, beslutte at midler som kan være gjenstand for fordeling, ikke skal utdeles det året.

Styret kan bevilge midler til bistand i akutte krisesituasjoner, innenfor rammen av formålet.

Det gis i hovedregelen ikke midler til etablering av institusjoner i regi av frivillige organisasjoner. Det kan gis støtte til forprosjekter og utredninger av etablering av institusjoner.

Det gis i hovedregelen ikke midler til etablering av nye organisasjoner.

Det gis i hovedregelen ikke midler til dekning av ordinære driftsutgifter.

Bevilgning til utstyr forutsetter at utstyret er nødvendig for gjennomføring av prosjektet, at utstyr ikke kan skaffes på annen måte, og at det foreligger en plan for bruk av utstyret etter endt prosjektperiode.

Den organisasjonen (søkerorganisasjonen) som tildeles prosjektstøtte, tildeles i tillegg 10 prosent av prosjektbevilgningene til dekning av administrasjonsutgifter knyttet til prosjektene.

8. Utvalg for fordeling av midler
Styret nedsetter tre fagutvalg og et Hovedutvalg for fordelingsspørsmål. ExtraStiftelsens medlemsorganisasjoner har rett til å fremme forslag på medlemmer i utvalgene. Generalsekretæren, eller den generalsekretæren bemyndiger, er sekretær for utvalgene.

Det tilstrebes at begge kjønn er representert i utvalgene med minst 40 prosent.

Fagutvalgene nedsettes for hvert av ExtraStiftelsens virksomhetsområder: forebygging, rehabilitering og forskning.

De tre fagutvalgene skal bestå av et tilstrekkelig antall medlemmer som til sammen har den nødvendige innsikt og erfaring innenfor virksomhetsområdet, jfr punkt 3. Fagutvalgenes leder, nestleder og medlemmer utnevnes av styret for en periode på tre år. Fagutvalgenes medlemmer kan gjenoppnevnes. Funksjonstiden er maksimum tre sammenhengende perioder. Medlem som oppnevnes som leder i løpet av funksjonstiden, kan alltid gjenoppnevnes, slik at samlet funksjonstid utgjør fire perioder.

Fagutvalgene skal behandle søknadene og foreta en faglig vurdering ut fra gjeldende kriterier og kvalitetskrav. Det enkelte fagutvalg skal prioritere innenfor sitt virksomhetsområde og fremme en innstilling overfor Hovedutvalget for fordelingsspørsmål.

Fagutvalgene skal vurdere framdriftsrapporter fra de flerårige prosjektene før det kan bevilges ytterligere støtte (år 2 og år 3). I tilfeller der forutsetningene som lå til grunn for tildeling av midler til flerårige prosjekter ikke er oppfylt, kan fagutvalget innstille overfor Hovedutvalget at videre støtte opphører (jfr punkt 7, 3. ledd). Det skal dog foreligge tungtveiende grunner for å innstille på stans i den videre støtten til et flerårig prosjekt. Før fagutvalget kan foreta slik innstilling skal søknaden underlegges særskilt behandling i fagutvalget.

Fagutvalgene skal kort kommentere innstillingen på alle søknader. Der det er vesentlig forskjell mellom søkt og innstilt beløp skal dette utdypes spesielt. Ved flerårige prosjekter hvor det er gjort vesentlig avkortning i forhold til tidligere innvilget beløp eller avslag på videre støtte, skal utvalget kommentere dette. Begrunnelse for avslag gis ikke.

Såfremt Hovedutvalg eller styret ikke kan slutte seg til innstillingen fra et fagutvalg, sendes innstillingen tilbake til fagutvalget for ny behandling, og behandlingsprosedyren gjentas.

Hovedutvalget for fordelingsspørsmål skal bestå av inntil tolv personer som til sammen har den nødvendige innsikt og erfaring innenfor virksomhetsområdene, jfr punkt 3. Hovedutvalgets leder, nestleder og medlemmer utnevnes av styret for en periode på tre år. Hovedutvalgets leder og medlemmer kan gjenoppnevnes.

På grunnlag av retningslinjene for fordeling av midler, vedtektene og eventuelle instrukser fra styret behandler Hovedutvalget fagutvalgenes innstillinger, og fremmer sin innstilling om fordeling av midler overfor styret.

Fagutvalgenes ledere skal innkalles til det møtet hvor Hovedutvalget behandler fagutvalgenes innstillinger. Fagutvalgenes ledere skal på møtet redegjøre for sine innstillinger.

ExtraStiftelsens styre fatter endelig vedtak om tildeling.

9. Utlysning av ledige midler, og søknadsfrister
Overskuddet av spillet Extra utlyses offentlig én gang i året med utlysningsdato 1. april. Ordinær søknadsfrist er fastsatt til 15. juni hvert år.

10. Endring av retningslinjer
Retningslinjer for fordeling av midler vedtas av styret. ExtraStiftelsens medlemsorganisasjoner har rett til å bli hørt før styret vedtar endringer i disse.

Vedtatt av styret 1997. Siste endringer vedtatt av styret mars 2013.